DOEL

Inherente actie en leiderschap ontketenen in groepen van elke grootte

1. Uitnodiging structureren

• Nodig mensen uit om een complex probleem aan te pakken
• Nodig deelnemers uit om de agenda samen te stellen door sessies te posten die ze zullen organiseren over onderwerpen waar ze gepassioneerd over zijn
• Nodig deelnemers uit om deel te nemen aan elke sessie waar ze om geven

2. Inrichting van ruimte en benodigde materialen

• Stoelen in concentrische cirkels voor 10–1.000 mensen in een grote kamer of open ruimte
• Microfoons voor groepen groter dan 40 personen
• Grote lege agenda geplaatst op ezels en flip-overs, groot wandpapier of whiteboard
• Agenda met slots voor voldoende gelijktijdige sessies om tegemoet te komen aan wat waarschijnlijk zal ontstaan gezien de uitdaging en het aantal deelnemers. (Een vuistregel is dat 3 van de 10 deelnemers een sessie zullen voorstellen, er zullen bijvoorbeeld 15 sessies worden geplaatst op 50 deelnemers.)

3. Hoe deelname wordt verdeeld

• Iedereen die om de uitdaging geeft en de uitnodiging van de organisatie accepteert, is inbegrepen
• Iedereen heeft gelijke kansen om bij te dragen
• De “Wet van twee voeten” regelt de deelname van alle deelnemers aan de verschillende sessies. Die wet stelt: “Ga naar elke sessie die je wilt, maar als je merkt dat je in een sessie zit waar je niet leert of bijdraagt, gebruik dan je twee voeten om weg te gaan!”

4. Hoe groepen worden geconfigureerd

• Begin samen in één grote cirkel (of zoveel concentrische cirkels als nodig)
• Ga door met groepen van verschillende grootte die zelf zijn georganiseerd rond agendaonderwerpen

5. Volgorde van stappen en tijdsverdeling

WAAROM? Doeleinden

• Genereer actie en creëer energie, betrokkenheid en gedeeld leiderschap

• Pak hardnekkige problemen of conflicten aan door zelforganisatie te ontketenen

• Zorg ervoor dat ALLE kwesties die voor de deelnemers het belangrijkst zijn, aan de orde komen, op de agenda staan en worden aangepakt

• Maak het mogelijk voor deelnemers om verantwoordelijkheid te nemen voor het aanpakken van de kwesties waar ze om geven en voor wat wel of niet gebeurt

Tips en Valkuilen

• Om te beginnen, raden we aan om Open Space Technology: A User’s Guide van de oprichter van Open Space, Harrison Owen, te lezen. Alle elementen om Open Space voor het eerst te proberen, zijn opgenomen en heel duidelijk beschreven (in het Engels).
• Een boeiende uitdaging en aantrekkelijke uitnodiging zijn belangrijke vereisten.
• Schrijf de hele procedure op in een enkel document, voltooid en uitgedeeld direct tijdens het event.
• De facilitator moet de Wet van twee voeten, Vier principes en de mechanismen van een Open Space op een serieus vermakelijke manier introduceren.
• Merk als facilitator op wanneer je een oordeel vormt (over wat goed of fout is) of een idee over hoe je kunt helpen, en laat het dan los: doe een ding minder!
• Een vergadering zonder de wet van twee voeten – namelijk een waarbij de agenda wordt opgesteld door de deelnemers maar mensen niet vrij zijn om de sessie van hun keuze bij te wonen – is GEEN Open Space!

Variaties

• Open de Marktplaats elke ochtend een tweede keer (grotere samenwerkingsverbanden kunnen ontstaan)

• String samen met Celebrity Interview, Appreciative Interviews en/of TRIZ voordat je met Open Space begint en met 25/10 Crowd Sourcing na sluitingstijd.

• Andere vormen van Open Space worden unconferences en BarCamps genoemd.

Voorbeelden

• Voor managementvergaderingen van alle niveaus

• Direct na een fusie, voor het samenbrengen van alle werknemers van beide bedrijven om de volgende stappen te vormen en samen actie te ondernemen.

• Prototypen van IT-innovatie delen en samenwerkingsacties ontketenen bij breed verspreide begunstigden.

• Voor Unconferences waarbij de deelnemers meer controle over de invulling van de conferentie krijgen.