DOEL

Essentiële behoeften helder krijgen en verzoeken om hulp accepteren of weigeren

1. Uitnodiging structureren

• Nodig deelnemers uit om te vragen wat ze van anderen nodig hebben (vaak in verschillende functies of disciplines) om een ​​specifiek doel te bereiken
• Nodig hen ook uit om ondubbelzinnig te reageren op de verzoeken van anderen

2. Inrichting van ruimte en benodigde materialen

• Grote ruimte voor 3 tot 7 functionele teams van deelnemers in verschillende secties/afdelingen
• Stoelen voor een groep van 3 tot 7 personen om in een cirkel in het midden van de kamer te zitten
• Papier voor deelnemers om behoeften en antwoorden vast te leggen

3. Hoe deelname wordt verdeeld

• Iedereen wordt betrokken binnen zijn of haar functionele afdeling
• Iedereen heeft gelijke kansen om bij te dragen

4. Hoe groepen worden geconfigureerd

• 3 tot 7 functionele afdelingen (geen limiet op aantal deelnemers binnen elk cluster)
• Eén groep van 3 tot 7 woordvoerders spreken namens elk functionele afdeling

5. Volgorde van stappen en tijdsverdeling

• Leg het proces uit door de onderstaande stappen te beschrijven. Herhaal het doel of de uitdaging dat moet worden aangepakt om ervoor te zorgen dat de context voor iedereen hetzelfde is. Benadruk dat verzoeken duidelijk en specifiek moeten zijn als je een ondubbelzinnig ja of nee antwoord wilt ontvangen. Maak duidelijk dat geen andere antwoorden dan JA, NEE, IK GA HET PROBEREN en WHATEVER wordt toegestaan. Plaats de functionele afdelingen door de ruimte (3 min)

• Functionele afdelingen gebruiken 1-2-4-All (of 1-2-All) om een ​​lijst te maken van hun belangrijkste behoeften van elk van de andere functies in de ruimte. Behoeften worden uitgedrukt als verzoeken die met zorg en nuance kunnen worden bezorgd in de volgende vorm: “Wat ik van je/jullie nodig heb is _____.” Afdelingen reduceren hun lijsten tot twee topbehoeften, noteren deze in de verwachte vorm en selecteren een woordvoerder om hen te vertegenwoordigen. (5-15 min)

• Alle woordvoerders verzamelen zich in een cirkel in het midden van de ruimte

• Een voor een geven woordvoerders hun twee behoeften aan elk van de andere woordvoerders rond de cirkel. In dit stadium maken woordvoerders notities van verzoeken, maar niemand reageert of geeft antwoorden. (15 min)

• Individueel werkend (of door overleg te plegen met anderen in hun functionele afdeling), schrijft elke woordvoerder een van de vier antwoorden op elk verzoek op: JA, NEE, IK GA HET PROBEREN of WHATEVER (Whatever betekent dat het verzoek te vaag was om een ​​specifiek antwoord te geven). (5–10 min)

• Door elke keer een woordvoerder in de groep aan te spreken, herhaalt elke woordvoerder in de kring de verzoeken aan hem of haar en deelt vervolgens zijn of haar antwoorden (JA, NEE, IK GA HET PROBEREN of WHATEVER). Geen discussie! Geen toelichting! Niet uitwijden! (10 min)

• Debrief met What, So What, Now What? (15 min)

WAAROM? Doeleinden

• Leer hoe je functionele en/of persoonlijke behoeften duidelijk kunt verwoorden

• Oefen met vragen wat functies en/of individuen nodig hebben

• Leer hoe je duidelijke antwoorden op verzoeken kunt geven

• Herstel en/of verbeter de communicatie binnen functionele afdelingen of clusters

• Vooruitgang in functionele silo’s

• Herstel verbroken verbindingen

• Leg alle problemen tegelijkertijd voor iedereen op tafel

• Verminder frustratie door vooroordelen en geruchten te elimineren

• Bouw vertrouwen op zodat groepsleden verantwoordelijkheid en betrouwbaarheid integer kunnen delen

Tips en Valkuilen

• Herinner de deelnemers eraan dat een WHATEVER antwoord betekent dat hun verzoek te vaag was om een ​​specifiek antwoord te geven
• Handhaaf strikt de regel “geen directe reactie”
• Wees strikt over dat de enige antwoorden JA, NEE, IK GA HET PROBEREN en WHATEVER zijn (verdere toelichting is niet toegestaan)
• Moedig iedereen aan om te vragen wat ze écht nodig hebben om succesvol te zijn
• Maak plezier en moedig een veilige hoeveelheid drama aan
• Gebruik niet meer dan 7 rollen/functies
• Probeer in de debriefing te laten zien dat mensen goed zijn in klagen en niet zo goed in het vragen wat ze nodig hebben. WINFY helpt je om van klachten naar valide verzoeken te komen.
• Gebruik vraag- en antwoordkaarten om groepen te helpen bij het verbeteren van hun verzoeken

Variaties

• Overweeg een tweede ronde als er te veel onopgelost of onduidelijk lijkt: het maken van concrete en duidelijke verzoeken is een essentiële vaardigheid!

• Geef de deelnemers in de debrief een kans om te verwoorden wat niet van hen werd gevraagd: iets dat werd verwaarloosd dat zou helpen het doel van de groep te bereiken maar niet werd gevraagd

• Gebruik in plaats van functionele afdelingen/clusters dezelfde WINFY-reeks met een groep of een team van individuen die onderling afhankelijk van elkaar zijn

• String samen met Helping Heuristics, Integrated ~ Autonomy, Appreciative Interviews, Ecocycle Planning

Voorbeelden

• Voor een wereldwijde technische groep (met leden in meerdere landen) die worden geconfronteerd met de noodzaak om beslissingen te nemen in een snel veranderende markt.

• Voor drie topmanagers die moeite hebben om consistente richting te geven aan het volgende niveau van leiders in de organisatie

• Voor ziekenhuisbestuurders en -managers die een patiëntgericht zorginitiatief lanceren dat samenwerking met meerdere specialiteiten vereist

• Om een-op-een-relaties te helpen generatiever te worden