DOEL

Stap-voor-stap elementen definiëren om vergaderingen tot een productief einde te brengen

1. Uitnodiging structureren

Nodig een ontwerpteam (een representatieve subset van de groep) uit om een gedetailleerd plan te maken, inclusief visuele aanwijzingen, voor de manier waarop deelnemers zullen communiceren om hun doel te bereiken

2. Inrichting van ruimte en benodigde materialen

• Een open muur met een groot vel papier of flip-overvellen
• Rechthoekige Post-its en/of Liberating Structures kaartenset
• Een leeg storyboard (zie gratis download)

3. Hoe deelname wordt verdeeld

• Iedereen die betrokken is bij het ontwerp en de planning van de vergadering heeft een gelijke kans om bij te dragen

4. Hoe groepen worden geconfigureerd

• 1-2-All of 1-All in snelle cycli voor elke onderstaande stap

5. Volgorde van stappen en tijdsverdeling

• Verduidelijk het doel van jullie samenwerking (gebruik indien nodig Nine Whys) (2 tot 5 min)

• Beschrijf de standaardbenadering of microstructuur die je normaal voor deze sessie zou gebruiken (inclusief wie er normaal aanwezig is) en beoordeel hoe het slaagt en faalt in het bereiken van het gestelde doel  (5 tot 10 min)

• Heronderzoek en versterk het doel indien nodig (2 tot 5 min)

• Heronderzoek en beslis wie moet deelnemen of moet worden betrokken (2 tot 5 min)

• Brainstorm over alternatieve microstructuren (zowel conventionele als Liberating Structures) die het doel kunnen bereiken. Bepaal of het doel in één stap kan worden bereikt. Zo nee, wat moet het doel van de eerste stap zijn? Ga alleen door met de eerste stap. (5 tot 10 min)

• Bepaal welke microstructuren het meest geschikt zijn om het doel te bereiken; kies er een plus een back-up (2 tot 10 min)

• Bepaal wie wordt uitgenodigd en wie de vergadering zal faciliteren. Voer alle beslissingen in op het lege storyboard. (2 tot 10 min)

• Bepaal de vragen en het proces dat je zal gebruiken om je ontwerp te evalueren. Bijvoorbeeld: Heeft het ontwerp de gewenste resultaten bereikt? Heeft de groep op een productieve manier samengewerkt? Lijkt er nieuwe dingen mogelijk nu? Gebruik What, So What, Now What? (2 tot 5 min)

• Als er meerdere stappen nodig zijn, overleg dan met het ontwerpteam en regel een vergadering om te werken aan een Advanced Design StoryBoard (5 tot 10 min)

WAAROM? Doeleinden

• Een doel oproepen dat voor iedereen duidelijk is

• Maak het werk in vergaderingen productief en plezierig voor iedereen

• Geef iedereen een kans om bijdragen te leveren

• Bevorder synergie tussen deelnemers

• Help iedereen zijn of haar rol te vinden door het ontwerpproces zichtbaar te maken

• Onthul de zwakke punten van de huidige praktijk en stap er vanaf

• Benut alle bronnen van kennis voor innovatie (expliciet, stilzwijgend, latent/opkomend)

Tips en Valkuilen

• Bevorder en speel serieus met snelle iteraties; herhaal en verdiep je ontwerp
• Werk minimaal in tweetallen (een tweede stel ogen en oren helpt echt) en anders in kleine groepen
• Gebruik pictogrammen en schetsen om snel begrip en bruikbare ideeën te ontwikkelen
• Voeg altijd een ontwerp-debrief toe (What, So What, Now What?)
• Beknibbel niet op de tijd die nodig is om een goed ontwerp te genereren. Een goed ontwerp zal verspilde vergadertijd met veel meer verminderen dan nodig was om het te maken. Een slecht ontwerp zal frustratie veroorzaken.

Variaties

• Gebruik dezelfde aanpak om etnografische observaties van een huidige praktijk in kaart te brengen

• Gebruik een cirkeldiagram om de doelen en flow van je ontwerp uit te lichten en in balans te brengen

Voorbeelden

• Voor managementvergaderingen van alle niveaus

• Projectbeoordelingen

• Klaslokaal sessies

• Brainstormsessies

• Eén op één vergaderingen

• Een leersessie plannen voor een conferentie