DOEL

De absolute Do’s en Dont’s specificeren voor het bereiken van een doel

1. Uitnodiging structureren

In het kader van een uitdagende activiteit, een nieuw initiatief of een strategisch knelpunt, nodig je de deelnemers uit om eerst de volledige lijst met alle do’s en dont’s te genereren waar ze op moeten letten om een ​​succesvol resultaat te bereiken. Dit is de lijst met maximale specificaties (Max Specs).

Nadat de lijst met Max Specs is ontwikkeld, vraag je de deelnemers om deze te beperken tot het absolute minimum dat nodig is om hun doel te bereiken. Nodig hen uit om één voor één door de items op de lijst te bladeren en elk item te verwijderen dat een positief antwoord geeft op de vraag: “Als we deze regel overtreden of negeren, kunnen we dan nog steeds ons doel bereiken?”

2. Inrichting van ruimte en benodigde materialen

• Groepen van 4 tot 7 stoelen (evt. rond kleine tafels)
• Papier om Max en Min Specs op te nemen

3. Hoe deelname wordt verdeeld

• Iedereen die betrokken is bij de activiteit of het programma kan deelnemen
• Iedereen heeft gelijke kansen om bij te dragen

4. Hoe groepen worden geconfigureerd

• Begin individueel en vervolgens in kleine groepen van 4 tot 7
• Hele groep om te delen

5. Volgorde van stappen en tijdsverdeling

• Genereer de lijst van alle must-do en must-not-do-activiteiten (Max Specs), eerst individueel voor één minuut. Neem vervolgens 5 minuten om de lijsten uit te breiden en aan te vullen in de kleine groep. Maak de lijst in een korte tijd zo compleet mogelijk. (6 min)

• Elke kleine groep test elke specificatie op de Max Spec-lijst met het doel of de purpose van het initiatief. Als de specificatie kan worden geschonden en het doel nog steeds wordt bereikt, wordt de specificatie van de lijst verwijderd. (15 min)

• Doe een tweede ronde indien nodig (15 min)

• Vergelijk tussen de kleine groepen en werk terug naar de kortst mogelijke lijst (15 min)

WAAROM? Doeleinden

• Evalueer en beslis wat absoluut essentieel is voor succes

• Open ruimte voor nieuwe mogelijkheden

• Verminder frontline-frustratie en bevrijd mensen van micromanagement

• Focus of stuur middelen en energie naar waar het ertoe doet

• Help bij het opschalen en verspreiden van innovaties met betrouwbaarheid

• Vereenvoudig de strategie in snel bewegende markten

Tips en Valkuilen

• Richt de aandacht op een tastbare uitdaging, niet op een werkplek
• Begin met een complete lijst met do’s
• Neem zoveel mogelijk spelers/stakeholders op
• Wees meedogenloos in het laten vallen van do’s: sta niet toe dat er maximale specificaties binnensluipen
• Voer extra rondes uit als dat nodig is
• Maak de Min Specs officieel! Leef ze na (geen “ja maar”)
• Geef meer gewicht aan directe ervaring uit het veld dan aan conceptuele kennis
• Houd de Min Specs in leven door ze aan te passen op basis van veldervaringen en Simple Ethnography-observaties
• Als groepen problemen hebben met deze oefening, moet je misschien teruggaan om het doel te verduidelijken en ervoor zorgen dat het écht belangrijk is.
• Leer meer in Edgeware en van Kathy Eisenhardt van Stanford [YouTube]

Variaties

• Voer een tweede testronde uit met de vraag: “Als je alle Min Specs behalve deze hebt gevolgd, zou je dan jullie doel bereiken?” Zoja, dan kun je die Spec uit de lijst verwijderen.

• In plaats van Min Specs voor het heden te ontwikkelen, vraag mensen om te speculeren over welke Min Specs in de toekomst actie zouden moeten genereren. Gebruik ze om het heden te informeren.

• Gebruik Min Specs met virtuele groepen door de chatfunctie te gebruiken om antwoorden te delen op elke “kun je deze specificatie overtreden en je doel bereiken?” Wanneer je Min Specs-lijst korter en strakker wordt, open dan het gesprek met de hele groep.

• Simple Ethnography of Nine Whys kan impliciete of stilzwijgende Min Specs onthullen (dieper graven!)

Voorbeelden

• Senator Lynda Bourque Moss gebruikte Min Specs om de must-do’s en must-not-do’s te identificeren voor alle stakeholders om de verantwoordelijkheid te delen voor het voorkomen van de gewoonte om te rijden onder invloed en om nieuwe staatswetgeving te ondersteunen.

• Na een bedrijfsbrede Open Space-bijeenkomst, ontwikkelde Alison Joslyn een set Min Specs met de nieuwe projectleiders van een grote bedrijfsverandering.

• Neem Min Specs op bij elke opdracht die wordt gegeven of ontvangen.

• Voorbeelden van bedrijven: London Business School – Donald Sull [YouTube]