9 tips om te leren plannen

Als ondernemer overstroom ik soms van de ideeën en de bijbehorende taken. Zoveel dat het me soms te veel is! Ik heb moeten leren om mijn creativiteit en mijn werkzaamheden te structureren. Door schade en schande heb ik geleerd hoe belangrijk een goede planning is! In dit blog geef ik je 9 handige tips om goed te leren plannen.

Werken met een goede planning blijkt ingewikkelder dan gedacht. Ik spreek ondernemers en andere mensen die niet met een duidelijke planning werken. Maar ook juist ondernemers die er wel mee hebben gewerkt, maar waarbij het niet goed functioneerde. Er zijn zoveel mensen die het gevoel hebben dat ze zich niet goed aan hun planning kunnen houden, of die het moeilijk vinden om in te schatten hoeveel tijd dingen kosten. Wat ik ook veel zie is dat mensen het gevoel hebben een planning definitief is en je jezelf vastlegt. Waardoor ze juist minder geneigd zijn om een planning te maken. Voor iedereen die behoefte heeft aan een betere planning, ik help je vandaag op weg!

Mijn belangrijkste les: een planning is niet iets dat definitief vaststaat. Je hoeft je niet krampachtig aan een planning vast te houden. Het is juist een ondersteuning! Zeker wanneer je flexibel plant, marges inbouwt voor vertraging of tegenslagen. Bekijk elke week je voortgang zodat je op tijd wijzigingen kunt aanbrengen als je vertraging oploopt. Zo kom je nooit voor verrassingen te staan en houd je alles zelf in de hand!

Ik heb mijn belangrijkste bevindingen op het gebied van plannen in 9 tips gegoten. Alles komt voort uit eigen ervaring. Ik weet zeker dat je er iets mee kunt!

1. Plan alles! Maar dan ook echt alles! (sporten, uiteten, vrij tijd & werk, etc.)

Het klinkt misschien stom als je ook al je vrije tijd inplant. Maar! Juist voor professionals bij wie werk en vrije tijd door elkaar lopen is dit van groot belang. Je wilt immers niet dat je gezin de dupe wordt van jouw deadlines. Zorg dat je overzicht hebt over je hele agenda. Wanneer je inzicht hebt hoeveel tijd alles kost, kun je er beter omheen plannen als je een keer tijd aan je hobby wilt besteden. Het kan ook heerlijk confronterend werken als je ziet dat je het grootste gedeelte van de tijd aan het werk bent. Ik werk zelf met een globale planning.

2. Bepaal prioriteiten

Werk op volgorde van belangrijkheid en prioriteiten. Doe de meest belangrijke zaken eerst! Bekijk wat de urgentie van een taak is! Sommige taken lijken heel belangrijk maar kunnen prima een weekje wachten. Andere taken zijn minder leuk omdat het van die vervelende terugkerende klusjes zijn. Maar als je ze vervolgens niet doet, loopt je hele bedrijfsvoering spaak. In dat geval is de urgentie hoog! Wanneer je een goede planning hebt kun je ook spelen met de volgorde. Als je weet hoe lang elke taak duurt kun je ook eerst iets minder belangrijks doen.

Het Eisenhower schema vind ik een goede tool om prioriteiten te bepalen:

3. Maak kleine behapbare doelen

Wanneer het einddoel niet meer zichtbaar is wordt het moeilijker om jezelf te motiveren. Zorg dat je jouw taken opsplitst in kleine stappen. In het geval van het publiceren van mijn blogs hak ik mijn werkzaamheden op in onderzoek doen voor mijn blog, eerste versie schrijven van het blog, bewerken en aanpassen van het blog en het daadwerkelijk plaatsen van het blog. Op deze manier ontstaan 4 stappen die ik los van elkaar in plan. Vaak zelfs op verschillende dagen. Op deze manier blijft het realiseren van mijn doel veel beter behapbaar.

4. Behoud marges

Plan niet alles te strak in. Zorg dat je ruim inplant en ook extra vrije ruimte houd. Je kunt deze marges gebruiken voor wanneer je de tijd verkeerd had ingeschat, het even tegenzit of je onverwachts uitloopt. Plan de marge letterlijk in! In mijn geval staan er wekelijks in mijn agenda margemomenten ingepland. Ik houd deze momenten vrij en plan er niks anders overheen. Je kunt de ingeplande marges ook gebruiken voor de volgende tip..

5. Beloon jezelf

Als ondernemer ben je baas over je eigen tijd. En altijd maar werken, daar wordt niemand blij van toch?! Als je hard hebt gewerkt om een deadline te halen werkt het ontzettend motiverend om jezelf te belonen. Ga iets leuks doen, dat heb je verdient! Als ik zelf inloop op mijn planning ga ik vaak alvast verder met een volgende taak. Ik heb echter gemerkt dat het veel beter werkt om af en toe ook eens van die extra gewonnen tijd te genieten! Nu ga ik vaker wat leuks doen als ik mijn deadlines heb gehaald. Sterker nog, ik plan vrije tijd in na mijn deadlines. Het belonen van jezelf hangt af van jouw focus op succes.

Over het belonen van mezelf door te ontspannen maakte ik deze video! Let op: damesondergoed in beeld!

6. Volg je eigen ritme

Voor de een werkt het ontzettend goed om een hele dag of zelfs nacht door te werken tot iets klaar is. Voor de ander werkt het juist beter om een week lang elke dag een hapje te doen. Er is geen beste manier van werken, behalve jouw manier! Zorg er voor dat je jouw werk inricht op de manier die het beste bij jou past! Plan de meest lastige werkzaamheden op de momenten dat je op je best bent. De momenten waarop jij op je productiefst bent wil je benutten!

7. Breng je afleidingen in kaart

Ken je dat: Je bent hard aan het werk op je computer en dan komt er net een belangrijk mailtje binnen. Vanuit het mailtje komt een urgent actiepunt voor waarbij je even wat op internet moet opzoeken. Als je op internet hebt gezocht kom je ook langs een ander interessant artikel dat je ook echt nog even moet lezen. Het blijkt dat een van je vrienden dat artikel ook gelezen heeft zie je op de Facebookkoppeling. Je opent Facebook en bekijkt nog wat berichten op je tijdlijn, je scrolt nog wat verder en voor je het weet ben je alweer een uur verder. Een uur van je kostbare ingeplande tijd is weer voorbij gegleden. Als je jouw grootste afleidingen kent kun je zo ook uitschakelen. Ik schreef al eens eerder een blog over hoe je eigen patronen je in de weg kunnen zitten.

8. Zeg ook ‘Nee’

Hoe vaak heb jij klussen op je lijst staan die je eigenlijk helemaal niet wil doen of die je niks opleveren? Waarom doe je ze dan? Omdat je geen nee hebt durven zeggen! Ik heb een goed boek gelezen over de kracht van nee zeggen: Essentialism, The Disciplined Pursuit of Less door Greg McKeown  Een echte aanrader om te leren hoe je meer kunt doen in minder tijd! Dat wil iedereen toch?!

9. Zorg dat je planmethode bij jou past!

Als laatste tip wil ik het volgende meegeven: Er zijn zoveel timemanagement boeken en goeroe’s en iedereen roept wat anders. Zoek altijd naar een methode die bij jou past en waar jij je prettig bij voelt! Als dat niet het geval is ga je jouw planning nooit volgen. En dat is waar het om draait: Niet om het maken van een planning, maar het op een makkelijke manier volgen van je planning! Als dit artikel je ligt, vind je dit vast ook leuk om te lezen: Voor Moneyou Create werd ik geïnterviewd over hoe je tot rust komt in een razendsnelle wereld.