Collega’s meenemen in de toekomstvisie van onderwijs m.b.v. Liberating Structures
Begin juli mochten we vanuit the Creators Company een dagsessie organiseren voor de school voor Administratie van het ROC Mondriaan. Omdat het beroepsveld van administratie rap verandert en zelfs deels verdwijnt moet ROC Mondriaan flink innoveren om voorop te kunnen blijven lopen. Het doel van deze dagsessie was om met een groep ‘voortrekkers’ naar de nieuwe visie op onderwijs te kijken en samen met hen te bedenken hoe ze ook de andere 40 collega’s kunnen meenemen.
De ‘voortrekkers’ bestaan uit de schooldirecteur, de afdelingsleiders en nog 8 andere enthousiaste docenten die zich vrijwillig hebben aangemeld. De schooldirecteur heeft in een eerder stadium samen met de afdelingsleiders een toekomstvisie geformuleerd die in het komende schooljaar wordt doorgevoerd in de praktijk. De visie is ambitieus en betekent een hele andere manier van werken voor docenten. Om de visie goed te kunnen invoeren is het van belang dat het volledige team op de hoogte is van de visie, achter de visie staat en vooral: samen werkt aan de praktische uitvoering van de visie. Deze dagsessie was er vooral om die eerste groep docenten duidelijkheid te verschaffen en samen met hen praktische vervolgstappen te bepalen. Hun commitment aan de toekomstvisie is van groot belang.
Liberating Structures
Voor deze dagsessie heb ik gewerkt met meerdere Liberating Structures.
Liberating Structures zijn een verzameling interactiepatronen waarmee je iedereen in een groep kunt ontketenen en betrekken – van extravert tot introvert en van leiders tot volgers. Liberating Structures zijn eenvoudig te leren structuren voor interactie die zijn ontworpen om samenwerking en vertrouwen binnen groepen te verbeteren. Elke Liberating Structure houdt zich aan een reeks principes en ontwerpelementen. Je hebt geen certificaten, beoordelingen of uitgebreide training nodig. Iedereen kan Liberating Structures gebruiken met wat oefening en hulp van de grote gemeenschap. We laten je graag zien hoe je Liberating Structures kunt inzetten in jouw eigen praktijk. Alle Liberating Structures die we hebben gebruikt voor deze “van visie naar praktijk sessie” staan hieronder kort beschreven. Via de linkjes vind je een volledige engelstalige uitleg met stappenplan. Zeer binnenkort volgt ook de nederlandse uitleg. Lekker makkelijk…
En werk je zelf ook in het onderwijs (of de zorg) en wil je direct zelf kennismaken met Liberating Structures, kom dan op 6 en 7 februari 2020 naar de immersion workshop Liberating Structures.
Voorbereidende opdracht
Op voorhand kregen de deelnemers de vraag om na te denken waar hun school volgens hen voor staat en waar de school voor zou moeten staan in de toekomst. Het is altijd spannend en leuk tegelijk om docenten ‘huiswerk’ te geven. Hoewel bij sommige mensen de nekharen overeind gaan staan als ze huiswerk krijgen, werkt het wel degelijk bevorderend. Door de deelnemers op voorhand te laten nadenken over het onderwerp van de sessie, zorg je voor meer connectie met het onderwerp van de bijeenkomst. Het is dan wel belangrijk om zo’n voorbereidende opdracht terug te laten komen op de dag zelf. Voor ROC Mondriaan deden we dat door de dag te starten met Impromptu Networking. In deze werkvorm delen de deelnemers in drie snelle rondes hun verwachtingen en antwoorden op een vraag waardoor ze behalve met het onderwerp ook connectie met elkaar maken. In dit geval werkten we met de huiswerkvraag “Waar staat jullie school op dit moment voor, volgens jou?”.
Expert aan het woord
Nadat iedereen ‘opgewarmd’ was deden we een Celebrity Interview met de schooldirecteur. Bij dit interview wordt de deelnemers gevraagd om in eerste instantie te luisteren naar een gesprek tussen de interviewer en een expert op het gebied van hun vraagstuk/onderwerp. De belangrijkste vragen die deelnemers ook zouden hebben worden in ieder geval gesteld in deze werkvorm. Na een eerste vraaggesprek krijgen de deelnemers de ruimte om hun overgebleven vragen te formuleren, met elkaar te bespreken en te noteren op indexcards. Aan de hand van deze indexcards vervolgt de interviewer zijn interview. Op deze manier worden alle vragen die de deelnemers hebben behandeld. De vragen waar we mee hebben gewerkt waren:
- Kun je jouw visie op jullie onderwijs van de toekomst met ons delen?
- Hoe ben je tot deze visie gekomen?
- Hoe zou je die visie willen waarmaken?
- Waarom is dat belangrijk voor je?
We sloten deze oefening af met een ronde langs de deelnemers om te checken of de visie nu volledig duidelijk voor hen was en of ze zich hierachter wilden scharen. Met nog 1 vraag en 1 aangebrachte nuance kwamen we snel tot overeenstemming en commitment. Dat betekende dat het echte werk nu kon beginnen…
Anders denken en Anders werken
Anders gaan werken betekent dat het creatieve brein moet worden aangesproken. Docenten zullen hun aanpak moeten veranderen. Dat betekent nogal wat. Vaak spelen er bij dit soort grote veranderingen emoties en gevoelens die niet altijd aan de oppervlakte komen. Doordat we gewend zijn het gesprek over dit soort veranderingen altijd op dezelfde manier te voeren: in een discussievorm gebaseerd op rede, argumenten en overtuigingen verliezen we een deel van de groep en daarmee een deel van de ideeën en gevoelens. Om die reden besteden wij altijd graag aandacht aan andere vormen van het goede gesprek. In deze sessie deden we dat door Drawing Together in te zetten. Bij Drawing Together leren de deelnemers om te communiceren in een andere taal. De taal van tekeningen. Waar een reguliere taal bestaat uit woorden, bestaat deze getekende taal uit een vaste set van symbolen die op allerlei manieren te combineren zijn. De deelnemers werd gevraagd om een tekening te maken van hun grootste uitdaging om de nieuwe visie te realiseren.
Vervolgens worden de kunstwerken aan elkaar gepresenteerd waarbij de maker geen uitleg mag geven. De kijkers delen hun interpretaties. Het leuke van deze werkvorm is dat een volledig nieuw gedeelte van je gedachten naar boven komen. Geregeld zien mensen dingen terug die ze niet bewust zo tekenden, maar wel met een reden op papier staan. Deze werkvorm valt bijna niet te beschrijven, die moet je gewoon zelf proberen en ervaren. Kijk maar eens wat voor onverwachtse dingen er naar boven komen.
De grootste uitdaging
Middels de moeder der Liberating Structures kwamen we van alle verschillende uitdagingen tot 1 belangrijkste uitdaging om te overwinnen. 1-2-4-All helpt je om iedereen een stem te geven en iedereen tegelijkertijd te betrekken bij het genereren van vragen, ideeën en suggesties. Door eerst iedereen even in stilte zijn eigen idee te laten vormen alvorens het gesprek aan te gaan, krijg je op simpele en effectieve wijze iedereen betrokken en gehoord. De ideeën worden eerst in tweetallen besproken en vervolgens in viertallen waarbij wordt gezocht naar opvallende patronen en overeenkomsten. Vanuit de verschillende viertallen vormden de groep 1 grootste uitdaging: “Hoe krijgen we onze collega’s mee in deze visie?”
NB: Bij 1-2-4-All laten we vaak het verschil tussen consensus en consent zien. Waar bij consensus wordt gezocht naar het kleine stukje overlap van verschillende ideeën wordt bij consent gewerkt met ideeën die geen elementen van bezwaar bevatten. Die laatste ideeën bevatten doorgaans veel rijkere inhoud. Consensus ideeën worden helaas vaak slappe, betekenisloze uitspraken. Het gesprek aangaan over bezwaren zorgt voor waardevolle inzichten en leidt tot meer diepte en kennis van elkaar en elkaars opvattingen.
Inmiddels was het lunchtijd en konden we terugkijken op een productieve ochtend waarin we:
- connectie met elkaar en het onderwerp hadden bereikt
- een goed beeld van de visie hadden gekregen
- committent op de visie hadden uitgesproken
- de grootste uitdaging om de visie te realiseren hadden geformuleerd
Leidende principes formuleren
Na de lunch gingen we dieper in op die grote uitdaging: “Hoe krijgen we onze collega’s mee in deze visie?”. Om een duurzame aanpak te formuleren is het van belang niet alles stap voor stap uit te kauwen voor mensen. Vertrouwen geven dat men zelf de juiste keuzes mag en kan maken in die aanpak is ontzettend belangrijk! Dat vertrouwen bereik je niet door rigide regels af te spreken. Je kunt veel beter een kleine set van leidende principes afspreken. Deze leidende principes stel je samen op bij Min Specs. Uiteindelijk ontstaat een minimale set van 2 tot 5 werkprincipes die helpen om je doel te bereiken.
In dit geval kwamen de deelnemers tot 4 leidende principes. Ook bij dit proces werd besloten op basis van consent. Belangrijk hierbij is om te melden dat principes die de eindlijst niet halen daarmee niet onbelangrijk zijn. Ze zijn alleen niet gewichtig genoeg om energie en aandacht aan te besteden. Items die op de lijst blijven staan beïnvloeden het eindresultaat en deelnemers geven er van aan dat ze anderen zullen aanspreken als deze principes worden geschonden. Deze commitment is zeer belangrijk om te voorkomen dat er een woud aan ‘regels’ ontstaat waar toch niemand zich aan houdt omdat ze er ook niet op worden aangesproken.
Reflecteren op een gedeelde ervaring
Het geven van feedback aan elkaar en aan de studenten werd als een van de kernelementen genoemd om de nieuwe toekomstvisie te laten werken. Daarom gingen we verder met een werkvorm die uitermate effectief werkt om te leren inzien waar discussies en misverstanden door ontstaan. Met What, So What, Now What reflecteerden de deelnemers op hun manier van samenwerken deze dag.
1. Door eerst de opvallende, feitelijke observaties in een bepaalde periode te benoemen zorg je dat iedereen over dezelfde objectieve feiten praat. Dit is de What fase
2. Vervolgens benoemt iedereen welke aannames ze hebben of maken aan de hand van de feitelijke observaties. De So What fase. Er wordt gekeken naar patronen, conclusies en hypotheses waardoor een inhoudelijk gesprek ontstaat dat inzicht geeft in hoe verschillende mensen op verschillende manieren tegen dezelfde zaken aan kunnen kijken.
3. In de derde en laatste fase wordt gekeken naar wat er dan nu zou moeten gebeuren om verder te gaan. De Now What fase. Er wordt een gesprek gevoerd over welke vervolgacties logisch zijn.
Door te reflecteren op een gedeelde ervaring op een manier die begrip kweekt en actie bevordert worden onproductieve conflicten vermeden. Je creëert gedeelde ervaringen en begrip over hoe mensen verschillende perspectieven, ideeën en verklaringen voor acties en besluiten vormen.
Concrete vervolgstappen bepalen
Nu we ook vervolgacties duidelijk hadden konden de deelnemers eigenlijk direct aan de slag. Toch wilden we nog een concreter stappenplan voor de eerstvolgende week maken met elkaar. Dat deden we aan de hand van 25/10 Crowdsourcing. Met deze werkvorm ontwikkel je snel creatieve ideeën die uitnodigen tot een verdere verkenning of verdieping. Door de ideeën los te koppelen van de bedenker geven mensen vrijer hun mening over het idee.
Door de snelle interactieve rondes (in dit geval ondersteund door de favoriete energysongs van de deelnemers) waarin de deelnemers verschillende ideeën scoren, ontstaat er plezier en energie rond levensvatbare ideeën. We gingen aan de slag met de vraag “Welke actie moeten we volgens jou komende week direct uitvoeren?”. Deze groep koos uiteindelijk voor het idee waarbij de verschillende teams direct plenair zouden worden bijgepraat over wat er in deze sessie was gebeurd.
Afsluitende reflectie
We sloten de dag af met een ronde langs alle deelnemers om te checken met wat voor een gevoel ze nu naar huis gingen. Veel voorkomende woorden en uitspraken waren: “Met veel energie”, “Moe maar zeer voldaan”, “Vertrouwen in het vervolg” en “Leuk om dit samen te doen met elkaar”.
Vooral gaaf om te zien was dat de deelnemers zelf ervaarden hoe het is om in een veranderende omgeving te werken en wat daarin de sleutel is om voorop te blijven lopen: Het goede gesprek met elkaar aangaan, vertrouwen bouwen/geven en elkaar blijven motiveren.
Liberating Structures werken hier geweldig bij. De structuren zijn makkelijk te leren en toe te passen. Als je ze vaker gebruikt zul je merken dat je ook in het moment makkelijk aanpassingen in je programma kunt maken zoals wij ook deden tijdens deze sessie. We begonnen met een heel ander programma en konden door goed te kijken en te luisteren snel inschatten waar aanpassingen moesten worden gemaakt.
