DOEL

Strategieën ontwikkelen om te handelen in verschillende, mogelijke maar onvoorspelbare toekomstige situaties 

1. Uitnodiging structureren

• Nodig de groep uit om de meest kritische en onzekere ‘realiteiten’ in hun operationele omgeving of markt te identificeren en te verkennen
• Nodig hen vervolgens uit om strategieën te formuleren die hen zouden helpen succesvol te werken in die verschillende situaties

2. Inrichting van ruimte en benodigde materialen

• Vier groepen stoelen rond tafels
• Papier, Post-it notes, flip-overs of grote vellen papier voor elke groep

3. Hoe deelname wordt verdeeld

• Iedereen die verantwoordelijk is voor het plannen en uitvoeren van de strategie is inbegrepen
• Iedereen heeft gelijke kansen om bij te dragen

4. Hoe groepen worden geconfigureerd

• Werk met een groep die groot en divers genoeg is om op te kunnen splitsen in 4 losse groepen om de 4 scenario’s en bijbehorende strategieën te ontwikkelen
• Lukt dat niet, maak dan twee kleine groepen

5. Volgorde van stappen en tijdsverdeling

• Beschrijf de volgorde van de stappen (2 min)

• Nodig deelnemers uit om een ​​lijst te maken van onzekerheden waarmee ze worden geconfronteerd door te vragen: “Welke factoren zijn in jullie/onze werkomgeving onmogelijk te voorspellen of te beheersen?” (5 min)

• Geef prioriteit aan de meest kritische factoren door te vragen: “Welke factoren bedreigen jullie/ons vermogen om succesvol te werken?” (10 min)

• Selecteer op basis van de geschiedenis en ervaring van de groep de twee meest kritische en meest onzekere factoren (X en Y) (5 min)

• Maak een raster met twee assen – X & Y – met een “meer van <- -> minder van” continuüm voor de factor die op elke as moet worden weergegeven. Bijvoorbeeld, voor de X-as, als het aantal nieuwe producten een kritisch onzekere factor is, is het ene uiteinde van de X-as een groot aantal nieuwe producten en het andere geen nieuwe producten. Herhaal dit voor de Y-factor en as. Als bijvoorbeeld octrooibescherming een kritieke factor is, is het ene uiteinde van de Y-as sterke octrooibescherming en is het andere geen octrooibescherming. Er worden vier kwadranten gemaakt. Zie voorbeeld in Liberating Structures e-book). (5 min)

• Elk van de vier groepen benoemt en schrijft creatief een miniatuurscenario voor een van de kwadranten (10 min)

• De vier groepen delen hun scenario’s kort (2 min per groep)

• Elke groep brainstormt drie strategieën die de groep helpen succesvol te werken in het scenario dat ze hebben beschreven (10 min)

• De vier groepen delen hun strategieën kort (2 min per groep)

• De hele groep bekijkt alle resultaten kort om te bepalen welke strategieën robuust zijn (strategieën die in meerdere kwadranten kunnen slagen) en welke uniek (strategieën die in slechts één scenario kunnen slagen, maar u beschermen tegen een plausibele ramp). Het evenwicht tussen strategieën kan slechts in één scenario slagen. (10 min)

• Elke kleine groep debrieft met What, So What, Now What? (10 min)

• De vier groepen delen hun debriefs en de hele groep neemt eerste-stapsbeslissingen over hun Now What (10 min)

WAAROM? Doeleinden

• Test de levensvatbaarheid van huidige strategieën door aannames en onzekerheden bloot te leggen

• Vergroot de capaciteit van iedereen om zich snel aan te passen en onderbrekingen veerkrachtig te absorberen

• Onderscheid prioriteiten op het gebied van robuuste strategieën en afdekkingsstrategieën

• Ontwikkel meer organisatiebreed vertrouwen in het beheersen van de onkenbare toekomst

• Verbreed het scala aan strategische opties

Tips en Valkuilen

• Denk bij het brainstormen over onzekerheden aan voorspellingen die fout zijn gegaan en gebeurtenissen die de groep overrompelden
• Daag wishful thinking uit
• Gebruik 1-2-4-All in zeer korte cycli voor elke stap
• Maak plezier met het bedenken van namen voor elk kwadrant (lied- en boektitels werken goed)
• Maak plezier met het ontwikkelen van de scenario’s, bijvoorbeeld door ze om te zetten in krantenberichten over een toekomstige situatie
• Post-it notes helpen bij het clusteren en combineren van ideeën
• Ongeacht hun rol gaat dit proces sommige mensen zeer natuurlijk af: vier hun bekwaamheid

Variaties

• Bouw voort op deze korte sessie tot een volledig initiatief voor scenario-planning

• Nodig voor elk scenario kleine groepen uit om een typische klantinteractie of product uit de toekomst te dramatiseren die de strategieën in actie brengt

• String samen met Conversation Café, Purpose-to-Practice, WINFY, Open Space, Wicked Questions en Min Specs

Voorbeelden

• Voor het verkennen van welke functies moeten worden opgenomen in een product of dienst dat wordt gelanceerd

• Voor nationaal beleid en operationele leiders om de volgende stappen in een initiatief voor hervorming van de gezondheidszorg vorm te geven

• Voor IT-leiders die zich voorbereiden op implementatie-uitdagingen in meerdere landen in één regio

• Voor leidinggevenden en operationele leiders om een strategische visie voor 10 jaar te creëren

• Voor uitvoerende directeuren van NGO’s die reageren op onverwachte veranderingen in financiering en publieke perceptie

• Voor het begeleiden van jongeren in onstabiele omgevingen, die waarschijnlijk zullen stoppen met school of op straat gaan wonen