De afgelopen maanden heb ik meerdere digitale workshops georganiseerd over het creëren en faciliteren van online interactie. Nog meer dan bij ’normale’ interacties kwam ik erachter hoe belangrijk het is om verantwoordelijkheid over de vorm, inhoud en het proces te verdelen. In dit artikel deel ik wat dit in de praktijk betekent en welke lessen ik, samen met de meer dan 200 deelnemers, leerde. Alle inzichten komen uit de praktijk en zijn daadwerkelijk getest.

Onze inzichten over online interactie deden we allemaal op in groepsverband waarbij de groepsgrootte varieerde van 15 deelnemers tot 100 deelnemers.

Collectieve Intelligentie, wat is het?

Bij al mijn groepswerk ga ik uit van een zelfde basisprincipe: het principe van Collectieve Intelligentie of Collectieve Creativiteit. Dit principe leunt op de gedachte dat een groep mensen samen altijd meer bereikt dan los van elkaar en dat er wanneer er écht wordt samengewerkt zelfs nieuwe dingen naar boven komen die los van elkaar nooit hadden kunnen bestaan.

Om dit principe uit te kunnen oefenen moet je als facilitator (of teamleider, CEO, manager, of welke rol waarin je met andere mensen werkt dan ook) één vaardigheid  meer dan anderen meester te maken. Dit is de vaardigheid van vertrouwen. Alleen wanneer je mensen vertrouwt om uitdagingen zelf op te lossen (met elkaar) zullen ze naar voren stappen en verantwoordelijkheid nemen. Anderen vertrouwen betekent ook dat je ze vertrouwen zult moeten geven. Laat mensen zelf met oplossingen komen en vel geen oordelen over deze oplossingen.

Collectieve Intelligentie en Collectieve Creativiteit gaat veel verder dan deze korte uitleg, maar voor nu houd ik het hierbij. Wil je meer weten over Collectieve Intelligentie en hoe ik dat inzet om met teams grotere en betere resultaten te behalen? Stuur me een berichtje met je vraag en ik help je graag verder.

1-op-1 interactie en kleine groepsinteractie

Te vaak proberen we een gesprek te voeren met een grote groep. Dat werkt niet. Dat werkte al niet toen we het live offline deden. Je herkent vast die vergaderingen waarbij altijd dezelfde mensen aan het woord zijn en er niet echt iets wordt gedaan met jouw inbreng (als je die al kunt leveren). En deze groepsinteracties werken al hélemaal niet online.

We zullen meer kleine groepsinteracties moeten houden. Onder klein versta ik maximaal 4 tot 6 deelnemers. En het liefst zelfs nog kleiner. Faciliteer ook genoeg 1-op-1 gesprekken en kom dan later bij elkaar terug. Zelfs als je met een groep van 100 personen werkt kun je iedereen in 2-, 3- of 4-tallen uit elkaar laten gaan om later de verschillende uitkomsten samen te voegen.

Hoe groot je groep ook is, de interactie en collectieve bijdrage komt beter op gang wanneer iedereen evenveel spreektijd krijgt. Daar kun jij als facilitator voor zorgen.

Connectie maken

We maken veel te weinig tijd om een goede connectie met elkaar en het onderwerp op te bouwen. Vragen die we niet beantwoorden maar die zeer zinvol zijn:

• WAAROM zijn wij hier?
• Waarom zijn WIJ hier?
• Waarom zijn wij HIER?

Zelfs wanneer je met een groep samenkomt die elkaar al langer kent is het goed om de tijd te nemen om elkaar of elkaars situatie op dat moment beter te leren kennen. Sommigen noemen het een check-in, anderen een ‘rondje’. Hoe je het ook noemt. Besteed tijd en aandacht aan elkaar en aan het onderwerp. Je zult merken dat je misschien iets minder snel van start kunt maar dat je daarna veel sneller je doel bereikt. Het is sowieso al fijn als de deelnemers weten naar welk doel jullie proberen toe te werken. Dat is connectie met het onderwerp. En als je weet wie daar aan bij gaan dragen op welke manier creëert dat ook meer connectie met elkaar.

We zijn in het echte leven al niet heel goed in interacties, online wordt dit alleen maar erger.

Gedeelde verantwoordelijkheid

lk zei het al in het begin van dit artikel; een van de belangrijkste onderdelen is het verdelen van de verantwoordelijkheid over inhoud, vorm en proces. Door aan het begin van je sessie met de deelnemers aandacht te besteden aan hoe je wilt samenwerken en wat je van een ieder verwacht creëer je automatisch veel meer commitment en buy-in van de groep.

Zo vraag ik zelf altijd aan de deelnemers om de chat in de gaten te houden en elkaars vragen te beantwoorden. Ook werk ik met een visuele ‘parkeerplaats’ waar onderwerpen en vragen kunnen worden gepost waar we een andere keer over zouden moeten verder praten. Ook hier kunnen deelnemers elkaar antwoorden geven. Alle vragen en opmerkingen maak ik transparant. De vraag van de een kan altijd iemand anders helpen, houd die dus niet privé.

Op deze manier kan ik prima zonder een technische co-host werken (Wat ik je overigens toch wel afraadt. Hulp met de techniek zodat jij je kunt focussen op de groep is heerlijk!).

Echt luisteren (minder zenden)

Als we dan bij elkaar zitten (het liefst dus in kleine groepjes) is het nog steeds lastig om een écht goed en gelijkwaardig gesprek te voeren. Veel te vaak zijn we nog steeds alleen maar aan het zenden. We proberen anderen te overtuigen. Van onze mening, van ons gelijk, van onze situatie. Veel beter werkt het wanneer de focus ligt op luisteren i.p.v. zenden. Wanneer je deelnemers uitnodigt om anderen en hun standpunten, ideeën en ervaringen beter te leren begrijpen zullen ze al meer moeten luisteren. Het is een makkelijke uitnodiging. Je moet ‘m alleen wel doen.

Bedenk en kies werkvormen die nieuwsgierigheid bevorderen. Nieuwsgierigheid naar anderen. Wanneer je eerst zoekt naar begrip van een situatie wordt het vinden van een oplossing later een stuk makkelijker. Op die manier bewerkstellig je veel sneller verandering, vaak nog met meer steun en commitment door het onderlinge begrip.

Ander ritme aanhouden

Waar je offline misschien 2 tot 3 uur door kunt gaan zonder pauzes, ik zou het je niet aanraden maar het gebeurt enorm vaak, is dat online een absolute no-go. Naar een scherm turen is vermoeiend. Daar ben jij de afgelopen weken vast en zeker ook achter gekomen. Hoe interactiever je sessie is hoe meer energie je van de sessie zult krijgen, maar het blijft een lange zit.

Daarom raden we aan om een ander ritme voor je sessies/meetings/workshops aan te houden. Wij kwamen met elkaar tot een ideaal ritme dat volgens de Pomodoro techniek werkt: 25 minuten werken met 5 minuten pauze. Wil je liever langer doorbeuken ga dan voor 50 minuten werken met 10 minuten pauze.

Zorg dat de deelnemers in die pauze ook echt iets anders doen. Zo kun je ze laten bewegen, even wat drinken laten pakken, hun scherm en geluid uit laten zetten (zorgt voor een échte pauze) of iets anders voor zichzelf laten doen.

Je kunt deze ‘andere’ activiteiten natuurlijk ook in je programma zelf opnemen en zo voor meer variëteit zorgen. Zo heb ik tijdens een onderdeel van een online sessie de deelnemers uitgenodigd om mee naar buiten te gaan en daar opnieuw in te bellen vanaf hun mobieltjes zodat we samen een wandeling konden maken. In een andere sessie waren we ook een paar minuten stil met elkaar (super krachtig en zorgde ook gelijk voor een andere vorm van connectie). Het kan allemaal. Bedenk je in ieder geval dat je niet te lang van hetzelfde achter elkaar door kunt doen. Iedereen is anders dus hoe meer verschillende stijlen je aanspreekt hoe beter.

Creativiteit en plezier toevoegen

Wat zijn we doelgericht en effectief bezig met zijn allen. Nu zoveel mensen vanuit huis werken zijn de casual koffiemomentjes verdwenen. En ook dat stukje commuting van en naar je werk. Een online sessie hoeft niet altijd zakelijk en serieus te zijn. Beter nog; door ook plezier te maken met elkaar behaal je betere resultaten en werk je op de lange termijn juist effectiever. Doe eens een leuke energizer of voeg een oefening toe om wat te bewegen. Haal elkaar uit de standaard ‘comfortzone’ door eens iets anders te doen. Bewegen, tekenen, muziek maken, stil zijn, foto’s delen, spelletjes doen… bedenk het maar. Je zult zien dat het een aangename afwisseling is die goed wordt ontvangen en voor meer creativiteit en energie zorgt.

Visuele brein prikkelen

We vergeten voortdurend dat we eigenlijk niet zo goed zijn in het verwerken van het gesproken woord. Dat is niet de manier waarop we leren of hoe ons brein het beste informatie verwerkt. 65% van de mensen leert het beste d.m.v. visuele informatie in tegenstelling tot 30% door gesproken informatie en maar 5% door gevoel. En voor iedereen geldt dat 90% van de informatie die ons brein verwerkt visuele informatie is.

Gebruik dit principe in je online sessies. Wees je ervan bewust dat mensen naar jou en naar elkaar kijken. Als je interactie wilt en iedereen zit stil of glazig de camera in te kijken roept dat een sloom beeld op.

Een paar dingen die je daarbij kunt inzetten zijn:

Gebruik maken van handgebaren. Dit zijn mijn favo gebaren:

• • Duim omhoog en naar beneden als je het ergens mee eens of oneens bent. Bij Sociocratie 3.0 gebruiken ze de open hand om een bezwaar te uiten, dat vind ik ook een mooie
  • Je hand opsteken om aan te geven dat je wat wilt zeggen
  • Aanhalingstekens maken met je wijs- en middelvinger als konijnenoortjes wanneer iemand ‘down the rabbithole’ gaat en te veel afwijkt van het onderwerp.
  • Jazzhands door twee handen de lucht in te steken en te wapperen/draaien als je het ergens mee eens bent of iemand wilt aanmoedigen
  • Olifantenoren door met je hand een schelp achter je oren te plaatsen als teken dat iemand nog op mute staat.

Elk handgebaar zorgt voor een visueel signaal dat je kunt uitzenden zonder iemand te onderbreken in zijn verhaal. Ik begin zelfs steeds meer voorstander te worden van het inzetten van deze signalen in live settings. Over dat experiment ga ik later nog mijn ervaringen delen. Er zijn natuurlijk nog veel meer handgebaren te bedenken. Doe dat ook zeker, en dan vooral met de groep zelf. Dit is ook een leuke energizer aan het begin van je sessie.

Gebruik maken van tekeningen.

Teken zelf als visuele samenvatting of laat de deelnemers dingen tekenen. Dat zorgt voor meer connectie met het onderwerp. Wat ook goed werkt: met zijn allen aan 1 grote tekening werken. Dat versterkt ook nog eens het groepsgevoel en de connectie met elkaar.

Conclusie?

In het kader van collectieve intelligentie kan er eigenlijk nooit een eindconclusie zijn. We doen immers voortdurend nieuwe inzichten op. Er komen steeds nieuwe ervaringen, suggesties, verbeteringen bij. Wel kunnen we spreken van een goed genoeg voor nu en veilig genoeg om te proberen.

Dus daar gaan we…

Volgens mij draait alles bij het ontwerpen van je online workshop/sessie/meeting om verdeling.

Verdeling van:

1. verantwoordelijkheid
2. tijd
3. deelnemers
4. aandacht
5. energie

Als je deze vijf elementen meeneemt en verdeelt kun je niet anders dan een succesvolle sessie neerzetten. Mis jij nog zaken of heb je nog toevoegingen? Laat het me alsjeblieft onder dit artikel weten. Dan voeg ik ze met plezier toe.

Kom je in tijdnood?

Doe liever van alle elementen iets kleins dan te diep in te gaan op enkele van de elementen. Zo kan een kennismakingssessie prima ook connectie, luisteren, stilte, beweging, visualisaties, creativiteit, fun en gedeelde verantwoordelijkheid bevatten. Sterker nog; je leert elkaar beter kennen door al deze aspecten terug te laten komen, hoe klein dan ook.

Zelf toepassen

Voor alle suggesties en acties geldt dat jij ze als facilitator makkelijk kunt inzetten. Maar zelfs als je geen facilitator bent kun je dit soort aanpassingen inbrengen. Sterker nog; wanneer dit soort voorstellen tot verandering uit de groep zelf komen zijn ze nog krachtiger en zullen ze eerder omarmd worden. Erger je dus niet bij de volgende vergadering maar stel een kleine verandering in aanpak voor.

Wil je meer suggesties en ideeën over hoe je jullie interacties kunt verbeteren en welke kleine aanpassingen jij daar in kunt maken? Schrijf je dan nu in voor #unfuckvirtualworkshops en ga er op 10 juni mee aan de slag!