DOEL

Het analyseren van alle activiteiten en relaties om obstakels en kansen voor vooruitgang te identificeren

1. Uitnodiging structureren

• Nodig de groep uit om huidige activiteiten te bekijken, organiseren en prioriteren met behulp van vier ontwikkelingsfasen: zaaien, verzorgen, oogsten en ploegen
• Nodig de groep uit om aan elke fase gekoppelde actiestappen te formuleren: acties die de groei tijdens de verzorgfase versnellen, acties die het leven verlengen of de efficiëntie verhogen tijdens de oogstfase, acties die dood hout snoeien of rigide praktijken stoppen tijdens de ploegfase, acties die creatieve mensen verbinden of de grond voorbereiden op nieuwe initiatieven tijdens de zaaifase. De vereiste leiderschapsstijl voor elke fase kan worden gekarakteriseerd als ondernemer, manager, ketter en netwerker.

2. Inrichting van ruimte en benodigde materialen

• Een kamer met een open vlakke muur en vrije ruimte voor deelnemers om comfortabel voor de muur te staan
• Stoelen voor mensen om in groepen van 4 te zitten, met of zonder kleine ronde tafels
• Een leeg Ecocycle-werkblad (zit in gratis download) voor elke deelnemer en een grote poster-versie op de muur
• Post-its voor elke activiteit

3. Hoe deelname wordt verdeeld

• Iedereen die betrokken is bij het werk is inbegrepen, alle niveaus en functies
• Iedereen heeft gelijke kansen om bij te dragen

4. Hoe groepen worden geconfigureerd

• 1-2-4-All
• Kleine groepen voor actiestappen

5. Volgorde van stappen en tijdsverdeling

• Introduceer het idee van de Ecocycle en deel een leeg Ecocycle werkblad uit aan iedere deelnemer (5 min)

• Vraag de deelnemers om hun individuele activiteitenlijsten te genereren: “Maak voor jullie werkgroep (bijv. Afdeling, functie of hele bedrijf) een lijst van alle activiteiten (projecten, initiatieven) die je tijd in beslag nemen.” (5 min)

• Vraag de deelnemers vervolgens om in tweetallen te werken om de plaatsing van elke activiteit in de Ecocycle te bepalen (10 min)

• Nodig deelnemers uit om groepen van vier te vormen en de plaatsing van activiteiten op het Ecocycle-werkblad te voltooien (15 min)

• Vraag elke groep om iedere activiteiten op een Post-it te zetten en een grote Ecocycle te vullen door de groepen een voor een uit te nodigen om hun Post-its op de grote muur-Ecocycle te plaatsen (15 min)

• Vraag elke groep een stap terug te doen en het plaatsingspatroon te verwerken. Vraag hen om zich te concentreren op alle activiteiten waarover consensus bestaat over de plaatsing. Vraag: “Welke activiteiten moeten we creatief vernietigen of stoppen om vooruit te komen? Welke activiteiten hebben we nodig om uit te breiden of vooruit te gaan?” (15 min)

• Bedenk in kleine groepen voor elke activiteit die moet worden gestopt (activiteiten die zich in de starheid-val bevinden) een eerste stap. (10 min of meer, afhankelijk van het aantal activiteiten en groepen)

• In de kleine groepen, bedenk voor elke activiteit die moet beginnen of meer middelen moet krijgen (activiteiten in de armoede-val) een eerste stap. (10 min of meer zoals hierboven)

• Vraag alle groepen om zich te concentreren op alle activiteiten waarover geen consensus bestaat.

• Voer een kort gesprek om de verschillen in plaatsing te begrijpen. Maak indien mogelijk eerste stappen om elke stap te verwerken (10 min)

WAAROM? Doeleinden

• Prioriteiten stellen

• Breng een portfolio van strategieën in evenwicht

• Identificeer verspilling en kansen om middelen vrij te maken

• Breng en hoor alle perspectieven tegelijk

• Creëer veerkracht en absorbeer verstoringen door programma’s samen te reorganiseren

• Om het hele plaatje, het bos EN de bomen te onthullen

Tips en Valkuilen

• Doe je eerste Ecocycle Planning-sessie niet met de volledige portfolio van marktstrategieën van je groep. Begin met een eenvoudiger programma, iets tastbaars met gedeelde ervaring.
• Herinner de deelnemers eraan dat alle fasen van de Ecocycle deel moeten uitmaken van een gezonde organisatie
• Wees heel duidelijk over het domein of het type activiteiten dat wordt overwogen – controleer activiteiten om er zeker van te zijn dat ze op een vergelijkbare schaal en domein zijn
• Neem meningen van binnen en buiten de organisatie of functie op (verschillende deelnemers en klanten kunnen helpen)
• Voorbereidingen en expliciete criteria voor elk kwadrant kunnen helpen of interfereren
• Aarzel niet om een tweede ronde te doen
• Het identificeren van de starheid- en armoedevallen, plus het verbinden van specifieke activiteiten met deze labels, is de start van de zoektocht naar oplossingen

Variaties

• Vraag de deelnemers om een ​​lijst te maken van al hun belangrijke relaties met interne en externe klanten/leveranciers (naast hun activiteiten) en deze op de Ecocycle te plaatsen. Vraag hen om de relaties te evalueren met dezelfde vragen die worden gebruikt voor de activiteiten en deze op te nemen in de laatste vier stappen van het Ecocycle-planningsproces. Sterk aanbevolen!

• String samen met Panarchy, 1-2-4-All, WINFY en Open Space

• TRIZ kan helpen het kwadrant Creative Destruction te verdiepen

• Gebruik met virtuele groepen door deelnemers uit te nodigen om hun Ecocycle-beoordelingen met een stip op het whiteboard te plaatsen en vervolgens in tweetallen en met de hele groep te chatten over het patroon dat naar voren komt. Gebruik stilte en duo-chats (1-2-All) om begrip te creëren voordat je plaatsingen in een volledige groep aangaat. Je moet een korte algemene lijst van activiteiten of relaties overeenkomen om het in kaart brengen te vereenvoudigen. Nummer of letter elk item en nodig een voor een plaatsingen uit. Bekijk en sorteer antwoorden met een whiteboard en een persoon die een “synthesizer” -rol speelt. Maak je geen zorgen over perfectie in de eerste rondes. Virtuele sessies kunnen persoonlijke uitwisselingen verdiepen of aanvullen.

• What, So What, Now What? en 25/10 Crowd Sourcing kunnen actie stimuleren

Voorbeelden

• Voor beoordeling van serviceportfolio met een afdeling informatietechnologie

• Voor verpleegkundigen en academici die hun benadering van onderwijs transformeren (evaluatie van de geschiedenis en voorgestelde veranderingsinitiatieven)

• Voor het plannen van veranderingen in het persoonlijke leven van een individu, het doorzoeken van activiteiten en het vormgeven van volgende stappen

• Voor het versnellen van de prestaties van een uitvoerend team te midden van de integratie van een nieuw overgenomen bedrijf (een combinatie van twee productlijnen en onderzoeksmogelijkheden)