De Fake-Brainstorm. Pas op voor engerds die met je willen brainstormen

Heb je geen behoefte aan de frustraties over fake-brainstorms en wil je gewoon direct weten waar een goede brainstorm aan moet voldoen? Scroll dan door naar de laatste alinea

Het gebeurt voordat je het doorhebt. Vorige week overkwam het mij nog. Ik was er blijkbaar weer ingetrapt. Ik zag een uitnodiging langskomen om deel te nemen aan een brainstorm over het verduurzamen van de stad. Vol enthousiasme ging ik naar dit event. Helaas bleek de brainstorm niet zo duurzaam te zijn. Dat was eens en niet nog een keer. Met de term brainstorm werden we binnengelokt maar in werkelijkheid bleek het te gaan om luisteren naar eenzijdige presentaties met aan het einde 1 vraag die het publiek mocht beantwoorden met 1 antwoord. Samen met mij ging een groepje teleurgestelde burgers weer naar huis. Ik kon mezelf wel voor de kop slaan, helemaal omdat ik zelf wekelijks brainstorms faciliteer. Hoe kon ik hier ingetrapt zijn? Wat was hier gebeurd? En wat kunnen we hier van leren?

Laten we het beestje bij de naam noemen.

Dit was geen brainstorm. We waren genept! Ik zat bij een fake-brainstorm.

Een fake-brainstorm?! Ja een fake-brainstorm. Een fenomeen dat je stiekem ook wel kent. Een fenomeen dat je zelf vast en zeker ook hebt meegemaakt. De fake-brainstorm komt namelijk vaker voor dan ons lief is. 

Een fake-brainstorm is een ‘groepsgesprek’ waarbij iemand graag ideeën wil verzamelen. Althans dat zegt die persoon. Eigenlijk draait het om deze ene persoon of organisatie die zichzelf beter wil maken. Eigenlijk wil deze fake-brainstormer bevestiging. Bevestiging dat zijn eigen ideeën heel goed zijn. Bevestiging dat hij op de goede weg zit. De fake-brainstormleider vraagt de groep om ideeën en pakt direct de ideeën eruit waar hij iets mee kan of wil. Je merkt gelijk wanneer je een goed idee hebt ingebracht. Misschien voel je je wel even heel gelukkig want je collega’s zien wat voor een slimmerd jij bent. Als je toevallig je dag niet hebt zien je collega’s ook wat voor saaie doos je bent. Jij komt helemaal niet met ideeën of jouw ideeën komen niet goed over.

Als de fake-brainstormleider klaar is, wanneer hij genoeg ideeën en bevestiging verzameld heeft, is de fake-brainstorm voorbij. Iedereen kan weer verder met zijn werk. Vooral de fake-brainstormleider, die vervolgt zijn ingeslagen pad, met weer wat meer zekerheid. Met weer wat meer ideeën. Misschien zelfs wel met weer wat meer medestanders.

Maar is dat wel echt zo? Is de fake-brainstormleider zo’n geslaagd persoon? Is hij inventief? Kijken collega’s tegen hem op? Of is dat allemaal maar schijn? 

“Onze reacties, onze bevestigingen naar de fake-brainstormleider zijn ook fake!”

Want wees nou eerlijk…

Jij als mede fake-brainstormer wordt, afhankelijk van de marteldrang van de fake-brainstormer, een kwartier tot een hele dag mentaal misbruikt (#metoo). Je wordt leeggezogen tot je geen energie meer over hebt. Al je ideeën en je levenslust worden uit je getrokken omwille van een doel waar je vaak niet eens van op de hoogte bent. 

De fake-brainstormleider leidt het gesprek op een autoritaire wijze. Of juist volledig zonder controle. Er ontstaat eerder een discussie dan een motiverend gesprek. De meeste ideeën worden direct afgeschoten en de mensen die het hardste roepen zijn het vaakst en het langst aan het woord. Voor je het weet ben je bezig om jouw geniale idee te verdedigen. Dat moet ook wel want het wordt van alle kanten bekritiseerd en in twijfel getrokken.

Aan het einde van de fake-brainstorm wordt min of meer besloten om met dat andere idee verder te gaan. Dat idee van die roeptoeter. Of nog erger; van alle ideeën wordt een slap consensus gevormd. Een laf idee zonder karakter. Maar iedereen is het er tenminste over eens. Althans, er zit niks meer in het idee dat nog iemand zou kunnen tegenstaan.

Ik weet zeker dat je inmiddels de fake-brainstorm herkent.

Je hebt vast en zeker zelf ook al eens in zo’n tenenkrommend overleg gezeten. Misschien heb je zelf wel eens brainstormpje gespeeld. Hopelijk nemen je collega’s het je niet al te kwalijk.

Begrijp me niet verkeerd. Een brainstorm, mits goed uitgevoerd, werkt zeer goed om innovatie aan te jagen.

MITS GOED UITGEVOERD DUS!

Aan het einde van dit artikel zal ik je laten zien waar een goede brainstorm aan moet voldoen.

Hoe komt het dan toch dat brainstorms vaak zo slecht uitgevoerd worden?  Dat we mensen mentaal misbruiken. Dat we massaal fake-brainstormen?

De 3 meest gemaakte fouten die ervoor zorgen dat een brainstorm verandert in een fake-brainstorm:

1. Over elk idee wordt een oordeel geveld

Niet alleen wordt er afkeurend op slechte ideeën gereageerd:

“Dat kan toch nooit”
“Bij ons werkt dat niet”
“Dat hebben we al zo vaak geprobeerd”
“Waarom zou je dat willen”
“Hoe zie je dat voor je dan?!”

Ook het goedkeuren van ideeën is een vorm van een oordeel vellen. Bekijk het eens zo: Als jouw idee geen positieve reactie krijgt zal er vast wel iets mee mis zijn.

Zodra er oordelen over de ideeën worden geveld stopt het genereren van nieuwe ideeën.

2. Er wordt veel te veel vrijheid gegeven

De gespreksleider leidt niet. Hij laat alles op zijn beloop. Er zit geen structuur in de brainstorm en iedereen praat door elkaar heen. Bij deze vorm geldt het recht van de sterkste. Degene die het hardst roept of het hoogst in aanzien staat komt het meest aan het woord. Dit zorgt voor een ongelijke inbreng en leidt uiteindelijk tot tunnelvisie of bubbelvorming.

3. Er wordt juist geen vrijheid gegeven

De gespreksleider houdt alles juist heel strak. Er is geen ruimte voor creativiteit. Zodra ideeën een andere kant op gaan dan de richting waarin de gespreksleider wil gaan, wordt het gesprek afgekapt. Hierdoor worden creatieve, originele invalshoeken gemist.

Niet alle deelnemers worden gehoord. Hierdoor gaan een hoop ideeën verloren. Het niet horen van alle deelnemers kan zowel voorkomen bij te weinig als te veel vrijheid in een brainstorm. Het gevaar van het niet luisteren naar alle stemmen is dat er lethargie of rebellie kan ontstaan. “Er wordt toch niet naar ons geluisterd” of “Dan doe ik het zelf wel, zonder jullie hulp”. In beide gevallen werkt het niet constructief en kan het zelfs destructief voor het algemene doel werken.

“Laten we even brainstormen om samen nieuwe ideeën te bedenken.”

Dat zijn de woorden waarmee je wordt binnengelokt. Pas op! Als je iemand deze woorden of woorden in deze trant hoort zeggen moet je je zorgen gaan maken. Voor je het weet zit je in de vergaderzaal en kun je niet meer weg.

Maar wat als je wél een goede brainstorm wilt?

Wat nou als je toch naar binnen bent gelokt? Of wat nou als jij echt de kennis en expertise van een groep wilt benutten? Kun je dan een goede brainstorm organiseren? Jazeker, dat kan!

Hier volgt een aantal essentiële elementen voor een goede brainstorm

1. Zorg voor een goede voorbereiding

Start met een duidelijk vraagstelling en besteed aan het begin van de brainstorm ook tijd aan het verkennen van deze vraagstelling. Door met de deelnemers samen de vraagstelling te bekijken zorg je ervoor dat iedereen over hetzelfde onderwerp praat. Dat iedereen antwoord geeft op dezelfde vraag en dat iedereen eenzelfde opvatting van de vraag heeft. Deze opvatting van de vraag kan dikwijls nogal verschillen van elkaar. Wees ook bereid om je vraagstelling aan te passen of aan te scherpen aan de hand van de input van de groep.

Kies je groep zorgvuldig. Bedenk wie er absoluut bij de brainstorm aanwezig moeten zijn. Omdat ze zelf met de vraagstelling of uitdaging te maken hebben of omdat ze er veel kennis over hebben. Er is niets vervelenders dan dat anderen over jouw toekomst beslissen. Niet uitgenodigd worden voor een onderwerp dat jou aangaat voelt heel vervelend voor mensen en roept vaak weerstand op die je pas terugziet bij de uitrol of invoer van je ideeën. Andersom kan ook funest werken: mensen uitnodigen voor de brainstorm terwijl ze niks met het onderwerp te maken hebben of er niks aan kunnen toevoegen. Let op dat je mensen die ideeën dwarsbomen altijd vraagt waarom ze het idee niet zien zitten. Hoe beïnvloedt het hen? Persoonlijke betrokkenheid is belangrijk. Je kunt hier op sturen en hebt hier als brainstormleider een verantwoordelijke rol.

Breng mensen in een creatieve flow met een open mindset. Voor een goede brainstorm wil je een JA, JA, JA mentaliteit en geen  NEE, MWAH, HUH?! mentaliteit. Besteed aandacht aan het neerzetten van de setting. Daarvoor lees je hierna nog een aantal handige tips. Je kunt hierin ook groter denken. De locatie, de inrichting van de ruimte, muziek en sfeer kunnen allemaal meewerken aan een positieve brainstormomgeving. Bouw aan je innovatieklimaat.

2. Elke brainstorm kent 3 belangrijke fasen, gebruik deze

DUIDELIJKHEID. Start met de vraagfase: Zorg voor een prikkelende en duidelijke vraagstelling. Je zag het al aan de voorbereiding. De vraag bepaalt de richting van de brainstorm. Laat er geen onduidelijkheid over de vraag zijn. Multi-interpretabele vragen zorgen ervoor dat de deelnemers in verschillende richtingen gaan denken. Dat is in dit geval niet wenselijk. Werk ook echt met een vraag. Door een vraag te stellen prikkel je het brein. We willen antwoord geven omdat we niet van losse eindjes houden. Op die manier poppen er automatisch al meer ideeën op dan wanneer je een brainstorm start met een stelling. Een stelling werkt als een vaststelling en blokkeert juist nieuwe ideeën. Het roept soms zelfs weerstand op.

KWANTITEIT. Het genereren van ideeën (datgene wat we kennen als brainstormen) start altijd met een divergerende fase. Dat betekent dat je vanuit 1 punt (de prikkelende en duidelijke vraagstelling) naar buiten toewerkt. Het doel is om zoveel mogelijk ideeën te genereren. Val niet in de diepe valkuil van het beoordelen van de ideeën. In de volgende fase kijken we pas naar de kwaliteit van de ideeën. Prikkel de deelnemers om helemaal los te gaan. Zoveel mogelijk ideeën en geen enkel idee is te gek. Juist in die ideeën waar je in eerste instantie alleen maar iets geks of onhaalbaars ziet, vind je uiteindelijk de meest innovatieve oplossingen.

KWALITEIT. Als laatste komt de convergerende fase. Deze fase is bedoeld om connecties en verbanden te leggen. De verschillende ideeën van de deelnemers komen hier samen of dichter naar elkaar toe. Je clustert ideeën en zoekt naar overeenkomsten in de verschillende ideeën. Dit is ook het moment waarop zelfs de ideeën die onhaalbaar leken juist relevante en belangrijke elementen blijken te bevatten. In deze fase benoem je wat de kwaliteit van een goed idee bepaalt. Samen met de deelnemers besteed je aandacht aan de kenmerken van het ideale idee. Je kunt hierbij denken aan haalbaarheid, betaalbaarheid, enthousiasme. Maar kies vooral jullie eigen kenmerken. Zorg dat de deelnemers de kenmerken los van hun eigen ideeën zien. Je wilt voorkomen dat mensen naar hun eigen idee toepraten. Als de kenmerken voor het ‘perfecte’ idee zijn bepaald komen dikwijls vanzelf de juiste ideeën naar boven drijven. Bijna een aparte fase waard: besteed ook aandacht aan het vervolg. Maak afspraken over hoe jullie verder gaan. Wie gaat wat doen, wanneer moet wat af zijn en wanneer komen we weer samen? Zonder vervolg is een brainstorm gedoemd om dood te bloeden. Datzelfde gebeurt dan ook met de energie en het enthousiasme van de deelnemers.

4. Hanteer de 4 brainstormprincipes.

Deze 4 brainstormprincipes werken als een bijbel tijdens je brainstorm. Het zijn heilige brainstorm-geboden die je niet wilt overtreden. Anders daalt de toorn van TOR de brainsTORmgod op jullie neer:

1. Stel je oordeel uit. Je wilt direct van start kunnen gaan. Oordelen remmen de vooruitgang. Als je wilt leren zoenen, maakt het niet of je jouw droomman of -vrouw al hebt gevonden. Je oefent eerst op jezelf. Of op de hond. Je bent minder kritisch. Pak alles aan wat je kunt. Elk idee is welkom! Zorg dat je de ideeënstroom op gang brengt en houdt.

2. Focus op kwantiteit. Om maar even in dezelfde metafoor te blijven: zoen zoveel mogelijk mensen. Of beter nog: vraag zoveel mogelijk mensen om met je te zoenen. Hoe meer mensen je vraagt, hoe groter de kans dat jouw droompartner ertussen zit. Bovendien vergaar je uiteindelijk ook vergelijkingsmateriaal wat de keuze ook weer makkelijker maakt. Kwantiteit gaat hier dus boven kwaliteit.

3. Laat logica los. Zoen met een flabbertong. Lik aan wangen. Of neusgaten. Probeer de ‘wasmachine’ of de ‘dooie rat’. Met je ogen dicht of open. Kijk je partner aan of denk juist aan een ander. Alles kan in een brainstorm. Geen idee is te gek. Er hoeft geen logica aanwezig te zijn en je kunt het allemaal door elkaar laten lopen.

4. Associeer. Van het een komt het ander… Na zoenen denk je misschien wel aan tongen. Door tongen denk je aan hoofden. Door hoofden denk je aan reuzen. Door reuzen denk je aan flats. Door flats denk je aan galerijen. Wie weet vind jij jouw ware liefde wel op de galerij. Of in een galerie. Associeer op eigen ideeën en die van collega’s door. Als je in de juiste flow of in het juiste ritme zit komen de originele ideeën ogenschijnlijk vanzelf.

Op voorhand lijkt een brainstorm makkelijk te organiseren.

Dat is het ook, maar neem wel deze elementen mee zodat je voorkomt dat je ‘even’ gaat brainstormen. Jij wilt toch immers niet die volgende fake-brainstorm op je geweten hebben. Jij wilt juist die feest-brainstorm faciliteren. Werk in de 3 brainstormfasen en gebruik de 4 brainstormprincipes. Dan weet je zeker dat een brainstorm met jou een feestje wordt! Dat jullie superveel waardevolle ideeën genereren met elkaar.

Zet ‘m op! 

En als je nog vragen hebt of hulp kunt gebruiken bij jouw volgende brainstorm, laat het ons weten. We helpen je dolgraag verder.

Disclaimer: Bij het schrijven van deze blog heb ik geenszins mensen willen beledigen. Dat de fake-brainstormen consequent als ‘hij’ wordt aangesproken, zegt in principe ook niks.