Hoe je snel je probleemoplossend vermogen vergroot.

In hoeverre ben jij in staat om snel en adequaat problemen op te lossen? Wanneer je jouw probleemoplossend vermogen vergroot zul je je snel onderscheiden in wat je doet. In dit artikel deel ik de 6 stappen die je helpen om in 2 uur elk probleem op te lossen door de kennis binnen groepen optimaal te benutten.

Naast creatief denken en kritisch denken is probleemoplossend vermogen een van de top-3 21st century skills. Wanneer je deze vaardigheden beheerst vergroot je je kans op succes. Het ontwikkelen van deze 21st century skills is een van de redenen dat wij the Creators Company ooit zijn begonnen.

Wij zien dagelijks in ons werk bij bedrijven en overheden dat je dit soort vaardigheden kunt trainen. We zien helaas ook dat er maar mondjesmaat aandacht wordt besteedt aan de training van deze vaardigheden, maar dat terzijde.

Hoe train en vergroot je dat probleemoplossend vermogen dan? Wanneer je aandacht besteedt aan je vermogen om problemen op te lossen zul je zien dat je snel grote stappen kunt maken. Dat bleek ook met de deelnemers van onze Creative Skill Building Meetup. In een sessie van twee uur ervaarden zij wat de belangrijkste stappen zijn om aan te werken wanneer je je probleemoplossend vermogen wilt vergroten.

Hieronder laten we je graag zien wat die stappen zijn die je kunt trainen en oefenen. Wanneer je deze stappen doorloopt wanneer je een probleem constateert zul je zien dat je meer en betere oplossingen genereert.

1. Probleem of uitdaging benoemen

Het begint allemaal bij een duidelijke keuze. Je moet kiezen welk probleem je gaat oplossen. Er zijn zoveel problemen te benoemen (die vaak ook nog eens door elkaar heen lopen) dat je soms niet meer weet waar je moet beginnen. Vragen die je jezelf en elkaar kunt stellen zijn:

• Welk probleem is het meest urgent of belangrijk?
• Welk probleem kunnen we het snelste oplossen
• Welk probleem heeft het meeste impact op ons functioneren?

Als wij met teams werken kijken we ook altijd naar de verschillende belangen. Welk probleem gaan we oplossen met elkaar? Waar hebben we met elkaar het meeste aan? Door ieder teamlid een stem te geven en te laten vertellen wat het grootste of belangrijkste probleem is dat hij of zij ervaart creëren we een overzicht van de verschillende problemen. Ondanks dat het misschien als ‘jeukwoord’ wordt gezien, werkt het vaak beter om het woord uitdaging te gebruiken i.p.v. probleem. Er zijn een hoop mensen die geen ‘echte’ problemen ervaren.

Een zeer effectieve en snelle manier om ieder individu een stem te geven, problemen bespreekbaar te maken en met elkaar op te lossen is door gebruik te maken van Liberating Structures. Voor het het verzamelen van de grootste uitdagingen/problemen gebruiken we vaak de Liberating Structure 1-2-4-All waarbij iedereen eerst de tijd krijgt om individueel en vervolgens in tweetallen en viertallen hun ideeën te delen.

Belangrijk bij het benoemen van het juiste probleem is de realisatie dat je niet alle problemen in één keer kunt oplossen. Door wel de belangrijkste problemen in kaart te brengen stimuleer je het gesprek over de verschillende problemen of uitdagingen. Tegelijkertijd creëer je een backlog van op te lossen problemen. Wanneer je een prioriteit aan de problemen hangt weet je vanzelf waar je de komende tijd je aandacht op kunt richten en welk probleem je kunt oppakken nadat het probleem bovenaan je lijst is opgelost.

2. Afstand nemen en het probleem begrijpen

Als je eenmaal het juiste probleem hebt bepaald moet je nog bepalen of je het probleem juist begrijpt. Als mensen houden we niet van problemen. Dat zorgt ervoor dat we zo snel mogelijk die problemen willen oplossen. We schieten dan té snel in oplossingen. Daarin schuilt het gevaar dat je oplossingen bedenkt voor een ander probleem. Als je met meerdere mensen aan een probleem werkt kan er veel tijd verloren gaan wanneer jullie allemaal een andere opvatting van het probleem hebben.

Het is dus belangrijk om eerst afstand te nemen en het probleem volledig helder te krijgen. Een geweldige manier om dit te doen is door de structure Discovery & Action Dialogue te gebruiken. Hierbij geeft iedereen antwoord op de volgende 7 vragen:

1. Hoe weet je wanneer probleem X aanwezig is?
2. Hoe draag jij effectief bij aan het oplossen van probleem X?
3. Wat weerhoudt je ervan om dit altijd te doen?
4. Ken je iemand die probleem X vaak kan oplossen en barrières kan overwinnen? Welke gedragingen of methodes hebben hun succes mogelijk gemaakt?
5. Heb jij ideeën?
6. Wat moet er gedaan worden om het te laten gebeuren? Vrijwilligers?
7. Wie moet er nog meer bij betrokken worden?

Je zult merken dat je bij de eerste paar vragen kijkt naar het probleem zelf en de mensen die met het probleem te maken hebben. Vanaf de vijfde vraag ontstaan vanzelf de eerste ideeën die je vanzelf ook concretiseert. Op deze manier kun je binnen 10 minuten alle stappen van probleemverkenning tot eerste oplossingen doorlopen. Ideaal!

3. Aannames formuleren en bevragen

Een van de grootste obstakels voor vooruitgang en innovatie zijn aannames. Wanneer aannames niet getest zijn kunnen ze je volledig in de greep houden. Ze beperken je gedachten en mogelijkheden en staan daarmee goede oplossingen in de weg. Vooral wanneer je innovatieve oplossingen zoekt zul je last ervaren van vastgeroeste aannames. Tijdens de Meetup over het vergroten van je probleemoplossend vermogen werden o.a. de volgende aannames gedeeld:

• Voor elk probleem is één ideale groep mensen om het op te lossen
• Het is moeilijk om de juiste mensen te vinden voor het oplossen van een probleem
• In mijn eentje bereik ik meer

Tijdens de Meetup experimenteerde we met een Liberating Structure die nog in ontwikkeling is. In “Myth Turning” worden in snelle rondes aannames bevraagd en bekritiseerd. De deelnemers gaven aan dat het best confronterend was en vooral heel behulpzaam. In het dagelijkse leven word je vaak niet gezegd waar het op staat.  Vrienden en collega’s houden je liever te vriend dan je te confronteren met je aannames.

Zorg dat je je eigen aannames bevraagd en kritisch bekijkt. Vind je dat lastig om zelf te doen? Dat is zeer begrijpelijk. Schakel dan anderen in om je te helpen.

4. Ideeën genereren

Je weet nu exact weet wat het probleem is, wat je eigen aannames zijn die oplossingen in de weg staan en welke eerste ideeën je al hebt. Wanneer je écht innovatieve ideeën wilt genereren zul je verder moeten denken dan die eerste paar oplossingen. Door samen met anderen ideeen te genereren kun je meer ideeën vanuit verschillende invalshoeken verzamelen. Pas echter op! Ga niet brainstormen met elkaar! Lees hier wat er mis is met brainstormen.

Wat beter werkt dan brainstormen is kijken welke grote ideeën de meeste tractie kunnen genereren. Kijken rondom welk idee de meeste energie verzameld kan worden. Wij doen dit heel graag met de Liberating Structure 25/10 Crowd Sourcing. Hierbij genereer en selecteer je snel de meest krachtige en bruikbare ideeën van een groep. En nog op een zeer leuke manier ook.

5. Uiteindelijke resultaat visualiseren

Nu kom je bij een stap die sommige mensen te ver gaat. Het is een stap die je uit je comfortzone trekt, dat klopt. Hij is zo krachtig dat het zonde is om de stap over te slaan.

Wanneer je jouw ideale oplossing hebt bedacht (alleen of samen), visualiseer dan ook hoe het uiteindelijke resultaat eruit ziet. Je kunt visualiseren hoe het gewenste resultaat eruit zou moeten zien. Nog beter werkt om je te verplaatsen in een situatie waarin je het probleem al opgelost hebt. Tijdens de Meetup Problemen Oplossen deden we dit middels een Liberating Structure die nog in ontwikkeling is. Die structure heet “Future ~ Present” en speelt met visualisatie en een stukje toneel.

De deelnemers worden rond een kampvuur geplaatst (check de foto om te zien hoe snel, makkelijk én veilig je binnen een kampvuurtje bouwt). Het kampvuur vindt plaats in de toekomst, 30 jaar vooruit. Bij het kampvuur zitten jonge mensen die niet meer weten hoe die problematische situatie 30 jaar geleden eruit zag. Ook zitten er twee oudere mensen. Deze twee ouderen waren een van de eerste pioniers die hebben bijgedragen aan de oplossing van het probleem. Rond het kampvuur ontstaat een gesprek over hoe die problematische tijd eruit zag, wat de pioniers hebben gedaan om het probleem op te lossen en hoe de wereld daardoor veranderd is.

6. Kleine actiestappen formuleren

Oké, je bent er. Je hebt zowel het probleem duidelijk geformuleerd als oplossingen bedacht en gevisualiseerd. Klaar?

Nee, toch niet. Stap niet in de valkuil dat je het bij praten alleen houdt. Té veel geweldige ideeën sterven uiteindelijk een stille dood. Zorg dat je z.s.m. aan de gang gaat. Hoe je dat kunt doen? Bedenk ook kleine actiestappen en voer de eerste bij voorkeur direct uit.

Wij gebruiken in vrijwel al onze ideation sessies de Liberating Structure 15% Solutions waarbij je formuleert wat je direct zonder extra hulp, middelen of bevoegdheden kunt doen. Een echte aanrader omdat je binnen 5 minuten de eerste stappen naar verandering zet!

Problemen? Zo opgelost!

In dit artikel heb je kunnen lezen hoe je in 6 stappen elk probleem oplost. Met de string van Liberating Structures die we hebben gedeeld kun je in 2 uur tijd met elke groepsgrootte de eerste stappen zetten om elk probleem op te lossen.

1. Probleem of uitdaging benoemen met 1-2-4-All
2. Afstand nemen en het probleem begrijpen met Discovery & Action Dialogue
3. Aannames formuleren en bevragen met Myth Turning
4. Ideeën genereren met 25/10 Crowd Sourcing
5. Uiteindelijke resultaat visualiseren met Future ~ Present
6. Kleine actiestappen formuleren met 15% Solutions

Zet ‘m op met het oplossen van jouw problemen!
Zoals je ziet werken wij graag met groepen aan het oplossen van problemen. We zijn er rotsvast van overtuigd dat wanneer je de wijsheid en kennis van een groep benut je zoveel meer en rijkere resultaten behaald.

Nog meer problemen om op te lossen?

Wil je dat we ook met jouw team aan de slag gaan om jullie problemen en uitdagingen op te lossen? Stuur ons een mail met je grootste uitdaging of probleem en we helpen je graag verder.

Wil je zelf leren hoe de werkvormen die wij gebruiken werken en hoe je ze kunt inzetten binnen jouw werk? Schrijf je dan in voor de 2-daagse Liberating Structures Immersion Workshop in Leiden. Op 6 en 7 februari word je in twee intensieve dagen ondergedompeld in meer dan 20 van de 33 Liberating Structures.

De uitleg van alle Liberating Structures zijn ook vrij verkrijgbaar via onze website. Per stuk maar ook in een handig (en gratis) Liberating Structures e-boek. Scroll naar de onderkant van onze Liberating Structures pagina waar je het e-boek vindt.