🤯 MAN, MAN, MAN! Wat is kennisdeling toch gaaf!

Eind november nodigde ik 10 van de beste facilitators van NL uit om samen van gedachten te wisselen over ons vak en onze ervaringen nu we zoveel online zijn.

Magisch wat er gebeurt als je 10 experts 2 uur bij elkaar zet om inzichten en ervaringen te delen.
Zo spraken we over online faciliteren met o.a.:
👉🏽 de angst voor onmacht bij organisaties
👉🏽 gelijkheid en ongelijkheid in online sessies
👉🏽 meer aandacht voor timing, vertraging en versnelling
👉🏽 hoe de toekomst van online meetings er uit gaan zien
👉🏽 internationale samenwerkingen
👉🏽 het innovatiegat

We kwamen tot de conclusie dat delen nog steeds en nu zelfs meer dan ooit een belangrijke factor is. In deze blog deel ik met je hoe we onze inzichten hebben gedeeld en wat de belangrijkste inzichten waren.

Dit verslag bestaat uit mijn eigen observaties en notities. De andere facilitatoren zullen het de komende tijd aanvullen met hun inzichten en ervaringen waardoor dit een rijk en dynamisch document wordt. Lees het gerust over een paar weken nog eens terug 👍🏽

Waarom deze Online Facilitators Mastermind?

Het idee voor deze sessie ontstond uit nieuwsgierigheid. De facilitators die ik uitnodigde heb ik allemaal heel hoog zitten. Ze shinen allemaal op hun eigen manier.

Ik wilde deze nieuwsgierigheid naar elkaar koesteren, ervaringen uit ons vak van de afgelopen tijd delen en kijken wat we van elkaar kunnen leren.

Ik merkte dat het vak van facilitator dit jaar drastisch is veranderd (we all know why). En ik merkte dat ik daar op het ene moment lekker op ga en van geniet en dat ik het andere moment vertwijfeling voel en me afvraag wat dit allemaal betekent.

Ik geloof enorm in de kracht van co-creatie. Daarom nodigde ik deze experts uit voor een groepsgesprek. Een gesprek om met elkaar van gedachten te wisselen over ons vak en onze ervaringen nu we zoveel online zijn.

Wat hebben we gedaan

Op voorhand had ik een programma van 2 uur gemaakt bestaande uit een string van Liberating Structures. Deze interactiepatronen zijn mijn favoriete go-to-tool om conversaties te faciliteren. Het programma of de string bestond uit de volgende onderdelen (ik heb linkjes naar de uitleg van elke structure gedeeld):

• een kennismakingsrondje (ik moet gelijk bekennen dat dit voor het eerst in meer dan een jaar is dat ik een ‘rondje’ deed met meer dan 6 personen. Normaliter houd ik een praat-luister-ratio aan van maximaal 1 op 6)
• What, So What, Now What (W3) in groepen van 3 of 4 personen om te reflecteren op onze ervaringen op een manier die begrip kweekt en actie bevordert
• Conversation Café in 2 groepen van 5 personen om iedereen uit te nodigen om  te luisteren naar elkaars gedachten en gezamenlijk te reflecteren aan de hand van de vraag: “Hoe beïnvloeden de lessen die je hebt geleerd de toekomst van het faciliteervak?”
• Spiral Journal om je gedachten tot rust te brengen en een plek te geven. Deze structure heb ik nog niet online uitgewerkt, dus helaas geen link. We werkten in ieder geval met de reflectievragen:
  • “Een gevoel dat vanavond bij me op kwam was…”
  • “In de spiegel kijkend, heb ik in deze pandemie gehandeld als een…”
  • “Iets waarvan ik nu weet dat het waar is en dat ik vorig jaar nog niet wist is…”
  • “Een stoutmoedig/dapper ding dat ik zou moeten doen is…”

What, So What, No What (W3)

In deze structure ga je drie fasen door.

1. Na een gedeelde ervaring, kijk je eerst naar het WHAT? Wat gebeurde er? Wat is je opgevallen, welke feiten of observaties sprongen er uit?
2. Dan, nadat alle opvallende observaties zijn verzameld, kijk je naar de SO WHAT? Waarom is dat belangrijk? Welke patronen of conclusies komen er naar boven? Welke hypotheses kun je maken?
3. Afsluitend, nadat het betekenis geven klaar is, kijk je naar de NOW WHAT? Welke acties zijn logisch? Wat gaan we nu doen?

In W3 word je op natuurlijke wijze uitgenodigd en meegenomen om eerst naar duidelijk te maken naar welke feiten we eigenlijk kijken, dan pas meningen en aannames te delen en als laatst pas naar oplossingen te zoeken. Dit proces van ‘uitstellen’ levert altijd rijke inzichten op.

Per fase heb ik zo goed mogelijk de opvallende patronen die naar boven kwamen geprobeerd vast te leggen. De komende tijd zullen we deze lijst blijven aanvullen.

1. What?

Wat we hebben zien veranderen/ontwikkelen in het vakgebied van facilitator (objectieve observaties zonder oordelen):

• Er zijn (veel meer) schermen tussen ons en onze deelnemers en tussen de deelnemers onderling gekomen
• Er is meer snelheid in de (online) sessies gekomen én er is meer vertraging ontstaan. Dit is een typisch voorbeeld van een Wicked Question
• Er is veel meer miscommunicatie, althans daar word veel meer over gesproken en gedeeld
• Er zijn minder mensen tegelijk aan het woord en mensen wachten meer op hun beurt
• Er worden veel creatieve/nieuwe/andere oplossingen bedacht om om te gaan met de online uitdagingen
• Er vinden veel interacties plaats
• Er is angst voor onmacht
• Het is lastiger geworden om de sfeer en energie te proeven. ‘Reading the room’ is moeilijker geworden
• Er zijn (soms grote) verschillen in de mate van ervaring en handigheid met de techniek
• Er wordt vaker en makkelijker internationaal samen gewerkt
• We hebben flink moeten knippen in onze programma’s om de duur te verkorten
• De pooling maakt faciliteren makkelijker en soms juist ingewikkelder
• Organisaties en teams besteden voornamelijk aandacht aan de hoogst essentiële zaken en laten innovatie liggen (er ontstaat een innovatiegat)

1. So What?

Wat deze feiten ons zeggen. Wat dit betekent voor ons en ons werk als facilitator (interpretaties en aannames):

• We moeten meer aandacht hebben voor timing
• Gelijke toegang tot het proces én de inhoud is belangrijker dan ooit
• Ongelijkheid is verplaats van goede praters naar goede technici/tech savyness
• Er is nog genoeg werk te doen en genoeg te leren/delen/schrijven over faciliteren
• Verwachtingen over proces en uitkomsten moeten beter gemanaged worden van te voren
• In de eigen thuisomgeving durven mensen meer wat de veiligheid in sessies vergroot
• Tegelijkertijd maakt het openstellen van je eigen, veilige omgeving naar anderen het soms ook juist spannender/moeilijker
• De tooling zou je zo simpel mogelijk moeten inrichten
• Oudere mensen (sorry om het te moeten zeggen) werken makkelijker met programma’s als word en powerpoint dan met online collaboration tools als Miro/Mural/Jamboard
• Digital is here to stay en een beweging terug naar live is ook gaande. Hoe gaan we straks om met hybride overlegvormen?
• Wij koplopers moeten in dat innovatiegat springen
• Zowel de koplopers als de achterblijvers zijn zich meer dan de groep hier tussenin bewust van wat er mis gaat

3. Now What?

Wat wat voor conclusies we trekken? Wat is er volgens ons nu nodig?(acties en aanpassingen):

• De basis en de tools moeten nog véél simpeler gehouden worden (fancy digitale whiteboards zijn maar in enkele gevallen een meerwaarde)
• We moeten meer focussen op small-group-interactions (dat zorgt voor meer vertrouwen)
• We mogen ook grenzen stellen (zo zijn er facilitators onder ons die geen sessies in MS Teams of Google Meet meer faciliteren puur omdat de ervaring zóveel minder is dan in Zoom)
• Zorg dat het altijd draait om de interactie (kan het simpeler? Doe dat dan ook!)
• We moeten creatief blijven en blijven experimenteren (hiermee inspireren we ook een hoop anderen)
• We kunnen nog meer talking cards en andere fysieke tools en werkvormen inzetten tijdens online meetings
• We moeten echt iets gaan doen met hybride meetings
• Het gesprek over prijzen mag ook gevoerd worden aangezien online werken minstens net zoveel tijd, zoniet zelfs meer tijd kost

Conversation Café

In deze structure creëer je tijd en aandacht en komt iedereen aan het woord. Zo verzeker je jezelf ervan dat je iedereen hoort. Je kunt werken met een vraag of thema.

Wij werkten met de vraag: “Hoe beïnvloeden de lessen die je hebt geleerd de toekomst van het faciliteervak?”

Onze ideeen over de toekomst van het faciliteervak

Enkele uitkomsten uit de twee separate gesprekken:

• Het is makkelijker geworden om groter te denken en te werken, bijvoorbeeld meer internationaal
• We zullen nog meer gaan samenwerken en kunnen uitbesteden om de grote vraag aan te kunnen. Peer-learning wordt daarbij nog belangrijker
• We kunnen meer verdiepen door te experimenteren en zullen meer moeten experimenteren met verdieping in gesprekken
• We kunnen meer doen met de al dan niet veilige thuisomgeving waarin men werkt
• We zouden veel meer complexe zaken moeten en kunnen behandelen in online meetings, dat kan!
• Het werk is efficiënter geworden (bijvoorbeeld door het gebruik van BO-rooms), luisteren gaat beter, documenteren is makkelijker geworden en ons werk is veelzijdiger geworden
• Iedereen kan door de online tools nu het podium pakken, hier kun je nog meer gebruik van maken (in bijvoorbeeld brainstormsessies waarin mensen niet worden beïnvloedt door fronsende blikken van anderen)
• Er komen nieuwe diensten bij ons werk, zoals het aanbieden van care packages of het levendig maken en houden van netwerken/communities
• Actieve communities zijn hard nodig om een gevoel van onderlinge verbondenheid te blijven ervaren nu zoveel mensen elkaar niet meer fysiek zien op de werkvloer
• Naast de introvert en de extravert is nu ook de belangrijke onderscheiding ontstaan tussen de technovert (digitaal) en de analoog. Wie hier nog een mooi -vert woord voor weet mag het zeggen 🤪
• We zullen ook met elkaar moeten nadenken over de toegang tot conversaties in de toekomst (beschikking over genoeg bandbreedte, camera e.a. hardware, locatie, etc.) Misschien zouden werkgevers hier zelfs in moeten faciliteren/voorzien
• Managers lijken soms in paniek, ze weten niet meer hoe ze moeten managen op afstand. Er kan eindelijk een slag gemaakt worden in het faciliteren van meer autonomie en vertrouwen
• We moeten managers ook meenemen in hoe zij hun collega’s meer en beter kunnen faciliteren (we zullen er dus meer collega’s bij krijgen)
• Het wordt nog belangrijker om continu te blijven checken hoe mensen zaken ervaren
• Soms moeten we het proces opnieuw leren inrichten. Voordat we aan het oplossen van een probleem starten, moeten we eerst bewustzijn creëren dat er ook een communicatieprobleem is
• Samenwerkingsverbanden worden belangrijker dan ooit. Dus schaalvergroting en dan blijven herhalen is het motto
• Laten we meer tijd maken. Voor elkaar en voor het proces.