DOEL

Lokale oplossingen ontdekken, uitvinden en ontketenen voor chronische problemens

1. Uitnodiging structureren

• Nodig mensen uit om stilzwijgende of latente oplossingen te vinden voor een gedeelde uitdaging die verborgen is onder mensen in hun werkgroep, eenheid of gemeenschap. Vraag iedereen die geïnteresseerd is in het oplossen van het probleem om zich aan te sluiten bij een kleine groep en deel te nemen aan een DAD. Stel in de groep zeven progressieve vragen:

1. Hoe weet je wanneer probleem X aanwezig is?
2. Hoe draag jij effectief bij aan het oplossen van probleem X?
3. Wat weerhoudt je ervan om dit altijd te doen?
4. Ken je iemand die probleem X vaak kan oplossen en barrières kan overwinnen? Welke gedragingen of methodes hebben hun succes mogelijk gemaakt?
5. Heb jij ideeën?
6. Wat moet er gedaan worden om het te laten gebeuren? Vrijwilligers?
7. Wie moet er nog meer bij betrokken worden?

2. Inrichting van ruimte en benodigde materialen

• DAD’s vinden plaats in een lokale omgeving of eenheid
• Groepen kunnen rond een tafel staan of zitten
• Papier, flip-over of software/projectieapparatuur die nodig is om inzichten en acties vast te leggen

3. Hoe deelname wordt verdeeld

• Facilitator introduceert de vragen
• Iedereen die in de buurt is, wordt uitgenodigd om deel te nemen en te worden opgenomen
• Iedereen in de groep heeft een gelijke kans om bij te dragen

4. Hoe groepen worden geconfigureerd

• Facilitator werkt samen met een partner die als vastlegger dient
• Groepsgrootte kan 5-15 personen zijn
• Diversiteit in rollen en ervaring is een belangrijke troef

5. Volgorde van stappen en tijdsverdeling

• Geef het doel aan van het initiatief dat wordt besproken en van de DAD en laat iedereen zich kort introduceren (5 min)

• Stel de 7 vragen één voor één in de volgorde die in de uitnodiging staat. Stel ze aan de hele groep en geef iedereen de gelegenheid om op elke vraag te antwoorden. Zorg ervoor dat de ‘notulist’ inzichten en ideeën voor actie vastlegt zodra deze opkomen. Grote actie-ideeën kunnen opduiken wanneer je dit het minst verwacht. (15–60 min)

• Vraag je ‘notulist’ om inzichten, actie-ideeën en personen die nog meer moeten worden betrokken samen te vatten (5 min)

WAAROM? Doeleinden

• Betrek frontlinie mensen bij het vinden van oplossingen voor netelige uitdagingen

• Ontdek stilzwijgende en latente gedragingen en praktijken die positief afwijken van de norm

• Jaag het ontstaan van nieuwe oplossingen aan

• Inspireer in plaats van gedrag te dwingen dat complexe problemen oplost

• Genereer veranderingen die duurzaam zijn omdat ze worden ontdekt en uitgevonden door de mensen die het werk doen, in plaats van dat ze geïmporteerd en opgelegd worden

• Los lokale problemen lokaal op en verspreid het momentum over afdelingen/units

• Bouw relaties op tussen mensen in verschillende functies en niveaus die anders niet samenwerken om problemen op te lossen

Tips en Valkuilen

• Vraag #2 bestaat vaak uit twee delen: hoe het probleem de persoon persoonlijk beïnvloedt en hoe het anderen beïnvloedt. Bijvoorbeeld: “Wat doe je om jezelf te beschermen tegen infecties en wat doe je om infectieoverdracht te voorkomen?” Of “Wat doe je om je studenten betrokken te houden en wat doe je om jezelf energiek en enthousiast te houden?”
• Organiseer de DAD’s op de plek waar de deelnemers werken om obstakels voor deelname te minimaliseren
• Maak Impromptu uitnodigingen voor mensen om mee te doen als je binnenkomt
• Creëer een informeel ‘klimaat’, beginnend met inleidingen en een anekdote indien nodig
• Houd oogcontact en ga bij de groep zitten (niet hoger of weg van de groep)
• Zorg ervoor dat je veel minder praat dan deelnemers, waarbij je iedereen aanmoedigt om verhalen te delen en te ‘zoeken’ naar actiemogelijkheden
• Merk op wanneer je in je hoofd een oordeel velt over wat goed of fout is, tel dan tot tien en “laat het los” voordat je iets zegt (je moet mogelijk de hulp vragen van je ‘notulist’ of een collega-facilitator)
• Vermijd uitspraken als “dat is een goed idee” en laat ruimte voor deelnemers om hun eigen beoordelingen te maken
• Toon oprechte nieuwsgierigheid in ieders bijdragen zonder zelf de vragen te beantwoorden: studeer aan de voeten van de mensen die het werk doen
• Geef geen opdrachten en leg geen tests af!
• Beoordeel jezelf niet te streng: het vergt oefening om een ​​hoog niveau van vaardigheid te ontwikkelen met deze benadering van facilitatie. Vraag je ‘notulist’ om directe feedback.

Variaties

• Gebruik TRIZ-achtige vragen in plaats van de eerste drie, namelijk: (1) Wat kun je doen om te zorgen dat probleem X veel erger wordt? (2) Is er iets dat je  doet, dat in enige vorm of manier lijkt op een van de praktijken die je zojuist hebt vermeld? (3) Wat verhindert je om deze praktijken te stoppen?

• Gebruik inzichten en barrières die naar boven komen om scripts voor Improv Prototyping-scènes te ontwikkelen en Improv-sessies te organiseren

• Gebruik dezelfde volgorde en type vragen om een-op-een gesprekken te begeleiden

• Gebruik bij virtuele groepen de chatfunctie om antwoorden op elke vraag te delen en selecteer vervolgens krachtige verhalen/gedragingen/acties om stem te geven aan de hele groep

Voorbeelden

• Voor het verminderen van schade aan patiënten (bijvoorbeeld verkeerde operaties, vallen van de patiënt, medicatiefouten, iatrogene infecties) met cross-functionele groepen.

• Voor gebruik als een etnografisch hulpmiddel voor het verzamelen van gegevens binnen een onderzoeksproject met meerdere locaties

• Voor het elimineren van praktijken die professionals ervan weerhouden klanten te helpen onproductief gedrag te veranderen

• Voor een reeks lokale dialogen om leden van de gemeenschap te helpen oplossingen te vinden voor een chronisch probleem (bijvoorbeeld ontwrichtende kinderen in een klaslokaal, een cyclus van geweld die niet alleen wordt opgelost door overtreders te straffen)

• Voor het onderzoeken en ontketenen van acties om professionele competenties op te bouwen (bijv. in medische scholen en sociale dienstverleners).

• Voor gebruik in een één-op-één gesprekken om benaderingen van een zware uitdaging te vinden