puntjes deco

Deze 10 principes helpen je meer uit je interacties te halen

Of je nu de grote baas bent bij een multinational of net bent begonnen met je eerste serieuze baan, voor iedereen geldt: jouw succes in het leven is grotendeels afhankelijk van de interacties met de mensen om je heen. Hoe meer je uit die interacties haalt, hoe meer jij uit het leven haalt. Lijkt dat je wat? Dan vind je in de tien principes achter Liberating Structures een bijzonder effectieve methode om dat voor elkaar te krijgen.

Keith McCandless en Henri Lipmanowicz zagen dat de meeste mensen interacties op ongeveer dezelfde manier aanvliegen. Dat we gaandeweg structuren hebben ontwikkeld voor verschillende soorten interacties die we met elkaar aangaan. Zo richten we een presentatie bijvoorbeeld in volgens de structuur: één iemand praat, alle anderen luisteren. Een brainstorm doen we volgens de structuur: hier is een probleem, iedereen mag in alle vrijheid roepen.

Die structuren zijn verre van perfect, zo concludeerden zij. Het grootste probleem? Teveel blijft in de hoofden hangen van de mensen die aan de interactie deelnemen. Te weinig komt vrij. In een poging dat probleem te tackelen, ontwikkelden McCandless en Lipmanowicz de  inmiddels wereldwijd gebruikte en geprezen Liberating Structures. Deze methode bestaat uit 33 werkvormen om interacties zo vorm te geven dat de potentie van de mensen die eraan deelnemen zo goed mogelijk wordt benut. Belangrijkste uitgangspunt: balans tussen regels en vrijheid. Regels om chaos te voorkomen, vrijheid om creativiteit te stimuleren.

De 10 principes van Liberating Structures

Ten grondslag aan dit alles liggen tien principes. Tien principes die zij hebben ontwikkeld aan de hand van hun opgebouwde kennis en ervaring aan de top van internationale kennis- en innovatiegedreven organisaties en van over de hele wereld verzamelde inzichten uit de wetenschap én spiritualiteit. Tien principes die ons in staat stellen meer uit onze interacties te halen, of je nu aan de slag gaat met Liberating Structures of niet.

In dit artikel zoomen we in op alle tien die principes.  

1] Betrek en activeer iedereen

Wat gebeurt er als je meer dan tien minuten in een vergadering zit en iemand anders voortdurend aan het woord is? Je kakt in, je gaat uit. Dat geldt voor iedereen en daarom is het zo belangrijk dat je iedereen die deelneemt betrekt en activeert. Doe je dat niet? Laat je de groepsinteractie op z’n beloop? Wat je dan vaak ziet is dat in zo’n situatie het recht van ‘de sterkste’ geldt, of liever gezegd, het recht van de persoon met de grootste muil. Dat is zonde, want mensen met een minder grote mond raken zo op de achtergrond en dreigen lethargisch te worden; ‘’als ik toch niks heb in te brengen, waarom zit ik hier dan nog?’’, vragen zij zich af. En mensen die in zo’n situatie wél zelf de ruimte nemen, veroordelen vaak de mensen die dat lastiger vinden en keer op keer ‘niets hebben in te brengen’.

Hoe je ervoor zorgt dat iedereen actief meedoet? Vraag iedereen naar z’n kennis, ervaring of mening. Neem er de tijd voor, geef iemand de kans iets te delen wat ertoe doet. Trap daarbij niet in de valkuil van het voorstelrondje; bij tien mensen praat in dat geval iedereen maar 10% van de tijd en luistert iedereen 90% van de tijd. Bovendien wordt er doorgaans alleen oppervlakkige informatie gedeeld. En dus kakken mensen in. Slimmer is het om mensen elkaar gaandeweg te laten leren kennen op een actieve, betrokken manier. Zo kun je bijvoorbeeld in kleinere groepjes werken en de samenstelling steeds veranderen. Alle deelnemers zijn dan een substantieel deel van de tijd zelf aan de beurt én iedereen leert elkaar kennen.

Bedenk hierbij dat iedereen anders is. De een eist zonder enige moeite alle tijd en aandacht voor zichzelf op, terwijl de ander misschien wel tot aan het einde struggelt om z’n mond open te trekken. Een timer kan daarbij uitkomst bieden; spreek bijvoorbeeld af dat iedereen één minuut krijgt om iets te zeggen. Zo voorkom je dat de mensen op de voorgrond alle aandacht opeisen en zorg je tegelijkertijd dat de mensen op de achtergrond naar voren treden.

‘’De een eist zonder enige moeite alle tijd en aandacht voor zichzelf op, terwijl de ander misschien wel tot aan het einde struggelt om z’n mond open te trekken.’’

Over die timer gesproken. Wil je de waarde van de input van alle deelnemers verhogen? Pas dan silent reflection toe: spreek na het inbrengen van een vraag of probleem af dat iedereen er eerst een minuut, in stilte, over nadenkt. Zo roept niet iedereen meteen door elkaar en is dat wat er gedeeld wordt beter doordacht.

2] Respecteer anderen en wat anderen te zeggen hebben

De waarde van wat iemand te zeggen heeft wordt mede bepaald door het vermogen van de luisteraar om dat wat er gezegd wordt op waarde te schatten. Ben jij de luisteraar? Luister dan goed naar de ander, probeer te begrijpen wat de ander precies zegt. Probeer je neiging om meteen een oordeel te vormen en een reactie te formuleren even te onderdrukken. Vaak ligt de waarde van wat iemand vertelt niet direct aan de oppervlakte. Daarom is het slim om, in plaats van er meteen iets tegenover te stellen, eerst door te vragen. Wat bedoel je precies? Hoe ben je hier zo op gekomen? Kun je een voorbeeld geven?

Zeker wanneer iemand een probleem voorlegt is het belangrijk de ander te respecteren. Kom niet meteen met een oplossing, want waarschijnlijk ligt het ingewikkelder. De persoon met het probleem weet vaak ook zelf het beste hoe het zit met de oplossingen voor dat probleem.

Denk je het volgende herkenbare voorbeeld maar eens in: je kon niet in slaap komen omdat je de hele nacht hebt liggen piekeren. Je voelt je rot en je deelt dat met iemand anders. Die ander komt meteen met zoiets als: ‘’je moet niet zo piekeren, zet het lekker van je af!’’ Je voelt je niet begrepen, niet gehoord én je hebt helemaal niets aan deze ‘oplossing’.

‘’De persoon met het probleem weet vaak ook zelf het beste hoe het zit met de oplossingen voor dat probleem.’’

Ook hier geldt: vraag door. Hoe zit dat precies? Hoe denk jij dat het komt? Wat heb je al geprobeerd om het op te lossen en hoe ging dat? Pas als je die informatie hebt, kun je op een waardevolle manier met de ander meedenken.

3] Bouw vertrouwen op terwijl je bezig bent

Bij het gezamenlijk bedenken van oplossingen of verbeteringen, zijn we geneigd om van tevoren alles te bespreken. Maar vaak is het een beter idee om gewoon aan de slag te gaan en gaandeweg te ontdekken wat wel en niet werkt. Probeer je de samenwerking binnen een groep te verbeteren? Dan kun je daar urenlang met elkaar over praten, maar je kunt ook de ideeën die je bedenkt in de praktijk brengen. Je komt er dan vanzelf achter of het de samenwerking wel of niet bevordert.

Vertrouwen in elkaar speelt hierbij een doorslaggevende rol. Heeft iemand een idee en is die persoon ervan overtuigd dat het een goed idee is? Vertrouw er dan op dat dat ook zo is. En dat iemand in staat is om dat idee op een goede manier in de praktijk te brengen. Je merkt dan vanzelf of het idee werkt. Werkt het idee niet? Dan was er waarschijnlijk een goede reden om het idee uit te proberen. Met de kennis die je als groep hebt opgedaan door het idee in de praktijk te brengen, kun je samen op weg naar een beter idee.

‘’Heeft iemand een idee en is die persoon ervan overtuigd dat het een goed idee is? Vertrouw er dan op dat dat ook zo is.’’

Zeker als je merkt dat het lastig is om je idee op anderen over te brengen, werkt het vaak beter om het maar gewoon te doen en te zien wat anderen ervan vinden. Show, don’t tell.

4] Leer van je fouten

Cliché maar waar: van je fouten leer je. Toch werkt dat niet altijd zo en blijkt dit principe iets ingewikkelder in de praktijk te brengen dan het cliché doet vermoeden. Het is namelijk niet zo dat je automatisch, zonder daar moeite voor te doen, van je fouten leert.

Het is daarom handig om reflectiemomenten in te bouwen. Doe je dat niet? Dan loop je het risico dat fouten aan je voorbij gaan en je de mogelijkheid om van die fouten te leren onbenut laat. Dit zie je vaak bij organisaties die een nieuwe visie ontwikkelen. Ze stoppen veel tijd en energie in het bedenken van die visie, gooien ‘m over de schutting en klaar. Terwijl die visie juist bedoeld was om impact te maken op alles wat de organisatie doet, zowel intern als extern. Moet er dan niet getoetst worden wat het effect is van die visie? Hoe werknemers die nieuwe visie ervaren? Hoe dat zich vertaalt op de werkvloer, in het werk zelf en in de beleving van klanten? Moet daar niet op gereflecteerd worden aan de hand van vooraf bedachte criteria?

Om even in het voorbeeld te blijven: het succes van die nieuwe visie zal veel groter zijn als je van tevoren erkent dat er gegarandeerd fouten gemaakt zullen worden. Dat de visie niet perfect zal zijn. Onthoud dat niets perfect is, maar het benaderen van perfectie wél mogelijk is, zolang je de imperfectie van tevoren maar erkent. Reflecteer, verzamel input van betrokkenen, bespreek die input gezamenlijk en bedenk wat er te leren valt van de fouten die je samen boven tafel krijgt.

‘’Onthoud dat niets perfect is, maar het benaderen van perfectie wél mogelijk is, zolang je de imperfectie van tevoren maar erkent.’’

Overigens zijn reflectiemomenten waardevol, maar is het nog waardevoller om een omgeving te creëren waarbinnen iedereen de vrijheid voelt om elkaar meteen, op het moment zelf, feedback te geven. Zo leert iedereen continu van z’n fouten en optimaliseer je het aanpassingsvermogen van de groep.

Lees ook: ‘Ik maak nooit fouten van’ Laura Jorna

5] Gebruik de groepsdynamiek om jezelf beter te leren kennen

Groepsdruk: it’s a thing. Als individu ben je nu eenmaal gevoelig voor de mening van de groep. Daardoor ben je geneigd om de groep te pleasen en je input aan te passen aan de hand van de wensen van de mensen om je heen. Daarin schuilt het risico dat je aan je eigen wensen voorbij gaat, waardoor het verhaal dat je de groep vertelt teveel afwijkt van jouw eigenlijke verhaal. Gevolg daarvan is dat je jouw idee of zienswijze aanpast, afzwakt of deels achterwege laat.

Wees je er bewust van dat je dit doet. Kijk kritisch naar jezelf en probeer te leren van de gedachten en gevoelens die de groep bij je losmaakt. Waarom vind je het zo lastig om dit idee aan de groep voor te leggen? Hoe komt het dat je zo gevoelig bent voor de mening van Sam? Waarom voel je je juist zo op je gemak bij Lara? Waarom reageer je zo op Fatima? Waarom zeg je iets zo, waarom zeg je iets niet? Probeer die vragen te beantwoorden voor jezelf en gebruik het om je pure zelf te zijn. Hoe dichter je bij jezelf weet te blijven, hoe groter jouw bijdrage aan de groep.

‘’Kijk kritisch naar jezelf en probeer te leren van de gedachten en gevoelens die de groep bij je losmaakt.’’

Dat gezegd hebbende: geef mensen ook de ruimte om in kleinere groepjes of een-op-een met elkaar te praten. De lagere groepsdruk die dat oplevert en de andere dynamiek die daarbij komt kijken, leidt tot weer andere input, met een rijker geheel aan input als resultaat.

6] Benadruk vrijheid en verantwoordelijkheid

Hoe beter de balans tussen vrijheid en verantwoordelijkheid, hoe meer mensen in staat zijn aan de groep bij te dragen. Zorg dus dat iedereen zich vrij voelt om zich te uiten, vrij om te denken en zeggen wat hij wil. Spreek met elkaar af dat je elkaar met respect behandelt. Dat beledigen, kleineren of pesten niet wordt getolereerd. Zo voelt iedereen zich vrij en voorkom je dat mensen zich geremd voelen op het moment dat zij iets delen.

Maar. Die vrijheid is niet alles. Vrijheid werkt pas goed als het gepaard gaat met verantwoordelijkheid. De juiste balans tussen die twee zorgt ervoor dat mensen zich vrij voelen, maar wel op zo’n manier dat de groep ermee gediend is. Mensen die zich volledig vrij voelen maar geen verantwoordelijkheid dragen, veranderen in losgeslagen kantoorjunks die volgens eigen regels op een zelf gecreëerd eilandje opereren, los van het groepsbelang. Daartegenover staat dat mensen die zich overal verantwoordelijk voor voelen maar geen vrijheid ervaren, veranderen in ongemotiveerde, ongeïnspireerde, murw geslagen schaapjes.

‘’Vrijheid werkt pas goed als het gepaard gaat met verantwoordelijkheid. De juiste balans tussen die twee zorgt ervoor dat mensen zich vrij voelen, maar wel op zo’n manier dat de groep ermee gediend is.’’

Balans tussen verantwoordelijkheden en vrijheden dus. Een goed voorbeeld van iemand die daar slim mee omgaat is de succesvolle Amerikaanse ondernemer Timothy Ferriss. Zijn visie op succes gaat grotendeels uit van het principe dat als je duidelijke afspraken maakt over wat je verantwoordelijkheden zijn en vervolgens de vrijheid neemt om die verantwoordelijkheden op je eigen manier na te komen, je bijzonder succesvol kunt zijn. Iets wat hij zelf meerdere keren, met aantoonbaar succes, in de praktijk heeft gebracht.

7] Focus je op wat wél mogelijk is

Tuurlijk. Kaders, belemmeringen, onmogelijkheden zijn er nu eenmaal altijd in meer of mindere mate. Maar je komt verder als je je richt op wat er allemaal wél kan. Probeer niet alles in één keer te veranderen om de ideale wereld mogelijk te maken, maar gebruik de meest ideale combinatie van mogelijkheden om de wereld beter te maken. Zo kom je verder. Altijd.

Het is daarbij belangrijk om positief te zijn, te geloven in een goede uitkomst. Want in tegenstelling tot wat veel mensen geneigd zijn te denken, is geloven in een goede uitkomst geen gok op een bepaald eindresultaat, maar een factor die bepalend is voor dat eindresultaat.

‘’Probeer niet alles in één keer te veranderen om de ideale wereld mogelijk te maken, maar gebruik de meest ideale combinatie van mogelijkheden om de wereld beter te maken.’’

Check daarom eerst bij jezelf en met elkaar: wat is er mogelijk? En geloven we oprecht dat dit genoeg is om dat wat we samen voor ogen hebben mogelijk te maken?

8] Omarm creatieve destructie

Op het moment dat we iets proberen te verbeteren, zijn we geneigd het te hebben over dingen die we kunnen toevoegen aan hetgeen we al hebben en doen. Toch is het vaak niet alleen een kwestie van nieuwe dingen toevoegen, maar ook bestaande dingen schrappen. Durf dus open te staan voor wat niet werkt, niet nodig is of simpelweg moet wijken voor iets wat beter is. Zo haal je niet alleen de fouten eruit, maar maak je ook ruimte voor nieuwe dingen die vooruitgang met zich meebrengen.

In groepen zie je vaak dat mensen vooral hun eigen aandeel verdedigen. De belangrijkste prioriteit is dan niet het vooruitbrengen van de groep maar het vergoten van het eigen aandeel in die groep. Dat is zonde en staat de mogelijkheid op creatieve destructie, het loslaten veranderen of schrappen van bestaande elementen, in de weg.

‘’Durf open te staan voor wat niet werkt, niet nodig is of simpelweg moet wijken voor iets wat beter is.’’

Bespreek daarom samen duidelijk wat het doel is. Wat willen we met z’n allen? En hoe draagt dat wat we doen bij aan dat wat we willen bereiken? Hoe verhoudt zich dat ten opzichte van nieuwe, andere dingen die we kunnen doen om datzelfde te bereiken? En heeft het dus zin om te blijven doen wat we doen of is het slimmer dat ten dele los te laten?

9] Serieus spelen: Spelenderwijs ontdekken

Een plan hebben is goed, maar een goed plan wordt beter wanneer het plan de ruimte biedt om van plan te veranderen. Wie met die houding ergens ingaat, staat open voor nieuwe dingen en is beter in staat die nieuwe dingen te zien én er zijn voordeel mee te doen. Helemaal fijn is het als je daar ook de lol van inziet. Verheug je op het plan, maar vergeet je niet ook te verheugen op alles wat je nu nog niét weet.

Die nieuwe dingen komen overigens deels vanzelf op je af, maar je kunt ze ook afdwingen. Dat doe je door te spelen. Probeer te ontdekken. Probeer een probleem eens van de andere kant te bekijken. Trek de voor de hand liggende oplossing eens in twijfel. Probeer de oplossing los te laten, te bedenken hoe je het probleem juist groter zou kunnen maken en hoe je de oplossing tot een probleem kunt maken. Door op zo’n andere manier naar de wereld om je heen te kijken, kom je vaak tot inzichten die je met een minder speelse houding niet op zou doen.

‘’Een plan hebben is goed, maar een goed plan wordt beter wanneer het plan de ruimte biedt om van plan te veranderen’’

Die speelsheid, die nieuwsgierigheid, kun je zowel in de breedte als in de diepte toepassen. Zo kun je tijdens het bewandelen van pad A ook nieuwsgierig blijven naar pad B en pad C, maar je kunt ook nieuwsgierig blijven wat het verder bewandelen van pad A je zou opleveren. Kijk om je heen, kijk voor je uit, kijk eens achterom. Blijf kijken en doe dat zoveel mogelijk met een open blik.

10] Start nooit zonder duidelijk doel

Waarom zit jij in deze vergadering?

Waarom zit JIJ in deze vergadering?

Waarom zit jij in DEZE vergadering?

Waarom zit jij in deze VERGADERING?

Wat is het doel? En is dit de manier om dat doel te bereiken? Doe iets niet omdat je dat nu eenmaal zo doet. Doe nooit iets omdat je dat altijd zo hebt gedaan, omdat het nu eenmaal gepland stond of omdat anderen dat graag van je willen. Doe iets omdat je een doel hebt en dat wat je gaat doen bijdraagt aan het bereiken van dat doel.

Binnen omgevingen waarbinnen deze vragen te weinig gesteld worden en mensen dus geen duidelijk (gezamenlijk) doel hebben, wordt veel zinloos vergaderd. Uren en uren worden opgebrand aan eindeloze vergaderingen waarvan deelnemers niet eens weten waarom ze vergaderen of waarom zij daarbij aanwezig zijn.

‘’Doe nooit iets omdat je dat altijd zo hebt gedaan, omdat het nu eenmaal gepland stond of omdat anderen dat graag van je willen. Doe iets omdat je een doel hebt en dat wat je gaat doen bijdraagt aan het bereiken van dat doel.’’

Daarmee is niet gezegd dat vergaderen zinloos is, maar dat een duidelijk doel en het hebben van duidelijke agendapunten nodig is om een vergadering zinvol te maken. En dat geldt niet alleen voor vergaderingen; elke interactie is gebaat bij een duidelijk doel waar alle deelnemers aan die interactie achter staan. Wie samen kosten wil besparen, zal samen kosten besparen. Wie samen plezier wil gaan maken, zal samen plezier hebben. Wie samen de spanning uit de lucht wil halen, zal daar samen in slagen. Bespreek daarom van tevoren: wat willen we bereiken? En kunnen we samen bedenken hoe we daar kunnen komen?

Maak je interacties zo waardevol mogelijk

Wil je een gesprek, een werksessie, een brainstorm, een heidag of een ander soort interactie vormgeven? Bedenk dan van tevoren hoe je dat wilt doen. De tien principes waar je in dit artikel kennis mee hebt gemaakt, helpen je tot een vorm te komen waarbinnen genoeg structuur bestaat om iedereen te betrekken en genoeg vrijheid om alle aanwezige kennis en ervaring naar boven te halen.

Voor jouw gemak hier nog een keer de tien principes op een rijtje:

  1. Betrek en activeer iedereen
  2. Respecteer anderen en wat anderen te zeggen hebben
  3. Bouw vertrouwen op terwijl je bezig bent
  4. Maak fouten. Leer van die fouten.  
  5. Gebruik de groepsdynamiek om jezelf beter te leren kennen
  6. Benadruk vrijheid en verantwoordelijkheid
  7. Focus je op wat wél mogelijk is
  8. Omarm creatieve destructie
  9. Serieus spelen. Spelenderwijs ontdekken.
  10. Start nooit zonder duidelijk doel

 

Heel veel plezier en succes met deze principes. Pak ze er af en toe nog eens bij, dan blijf je meer uit je interacties halen. Meer uit je liefdesrelatie, meer uit je vriendschappen, meer uit de samenwerking met collega’s en klanten, meer uit de interactie met jezelf.

Ben je benieuwd hoe we jou kunnen helpen jouw interacties te verbeteren? Kom dan naar de 1-daagse workshop Liberating Structures voor zorg- en onderwijs professionals op vrijdag 27 september. Niet werkzaam in de zorg of het onderwijs of liever in-company aan jullie interacties werken? Stuur ons een mail en we helpen je graag verder.